Confieu al vostre cap amb un pla de gestió de riscos
Content
- Què és la gestió del risc en la gestió de projectes?
- Planificació de la gestió del risc
- Un procés de gestió de riscos en cinc passos
- Pas 1: Inicia
- Pas 2: identificar
- Pas 3: Avaluar
- Pas 4: Planifiqueu les respostes
- Pas 5: Implementar
Els millors gestors de projectes tenen la total confiança del seu gestor de línia i patrocinador del projecte. Els executius que hi ha al darrere dels seus projectes els creuen quan diuen que necessiten finançament addicional, més recursos o ajuden a resoldre un problema.
Quan treballeu en situacions de risc, necessiteu el kit adequat. Com un excursionista amb motxilla de corda i grampons, també necessiteu les eines per fer front al risc del projecte.
Podeu augmentar la confiança del vostre gestor en el vostre projecte amb un pla de gestió de riscos. Un senzill procés de cinc passos pot transformar enormement la manera en què el seu cap veu el teu projecte (i tu).
Què és la gestió del risc en la gestió de projectes?
La gestió de riscos en la gestió de projectes és el procés d'identificació, avaluació i resposta als riscos del projecte.
Els riscos del projecte són coses que poden afectar el projecte (positivament o negativament, però generalment les persones interpreten el risc com a esdeveniments que tindrien un impacte negatiu en el projecte).
Tant si el vostre projecte és gran com petit, tindrà riscos associats. Aquests riscos poden suposar el risc que la vostra desfilada escolar es desprengui fins al risc d’augmentar el preu a un component crític de la vostra nova placa de circuit.
Si no es gestiona correctament, el risc del projecte pot dificultar l'enviament del vostre projecte amb èxit. Els riscos no marcats poden afegir temps a la vostra programació, treballar al vostre temps i diners al vostre pressupost. Els directius es posen nerviosos per aquest tipus de coses. Tot això es pot evitar amb un pla de gestió de riscos.
Planificació de la gestió del risc
Un pla de gestió de riscos és una manera excel·lent d’augmentar la vostra confiança en la capacitat que té el vostre equip de projecte de proporcionar-se, i això es tradueix en l’augment de la confiança del vostre gestor. Voleu que creguin que ho podeu fer i voleu que siguin conscients del que podria impedir-vos de lliurar el projecte amb èxit. Un pla de gestió de riscos és una eina perfecta per fer-ho.
I endevina què? És molt fàcil començar.
La gestió del risc del projecte és un procés senzill de cinc passos. No ho fem més complicat del que cal ser. Això és el que podeu començar avui, prepareu-lo per discutir-ho a la propera reunió i acabareu a mesura que algú escrigui l'acta.
Un procés de gestió de riscos en cinc passos
Com passa amb tantes parts de la gestió de projectes, la gestió del risc és un procés. Els cinc passos són:
- Iniciar
- Identificar
- Avaluar
- Respostes del pla
- Implementar
Si aquests termes no signifiquen molt per a vosaltres ara, si us plau, compliu-ho, ho explicaré tot.
Pas 1: Inicia
En primer lloc, voleu establir el context de gestió de riscos al vostre entorn de gestió de projectes.
Probablement no hi ha molta feina a fer aquí, perquè algú de la vostra empresa ja ha preparat una política de risc corporatiu i només cal fer-ne el seguiment. Això explicarà l'enfocament de l'empresa pel que fa al risc i fins i tot pot mandar les plantilles que necessiteu. Les plantilles sempre us estalvien una feina, així que no n’heu de més.
Encara que no tingueu una política de risc corporativa, algú que gestioni projectes al vostre costat pot tenir un pla de gestió de riscos del projecte que pugueu copiar. Per què reinventar la roda? La reutilització de documents és imprescindible si voleu estalviar temps i fer-ho més.
Feu servir el que heu descobert per produir un pla de gestió de riscos per al vostre projecte. Això forma part del vostre pla general de gestió de projectes i parla sobre com us enfocareu a gestionar el risc del vostre projecte.
Si no sabeu què introduir-lo, llegiu-ho. Els propers passos us donaran una millor idea de què parlar del vostre pla de gestió de riscos.
Això millora la confiança mitjançant: Demostreu al vostre gestor que teniu un mètode per afrontar la incertesa del vostre projecte i que activament gestionareu els riscos.
Pas 2: identificar
Un cop tingueu un plantejament definit, podeu començar a treballar amb ell.
Ara identifiqueu els riscos que afecten el vostre projecte. Aquest és només un instant en el temps i el registre de riscos és quelcom que voldreu tornar de tant en tant per assegurar-vos que també hi apareix tot allò nou.
Podeu identificar els riscos mitjançant una llista de verificació de riscos comuns, entrevistant grups d'interès del projecte (especialment els grups d'interès difícils, ja que generalment tenen molt a dir sobre què pot anar malament), sessions de pluja d’idees i utilitzant el sentit comú.
Esteu buscant coses que puguin causar problemes si hi passessin alguna vegada. (Recordeu, encara no hi ha riscos. Els problemes del projecte són coses que ja han passat.)
No obstant això, voleu fer-ho, hauríeu d’implicar altres persones. Només, no tindreu tota la imatge i acabareu perdent coses.
Qualsevol persona pot i ha de ser identificada pels riscos. Com a responsable de projecte, el vostre treball és animar als vostres companys a arriscar amb vosaltres, de manera que com a equip pugueu fer alguna cosa al respecte.
Tots els riscos identificats s’han de registrar al registre de riscos. Si teniu un coordinador del projecte a l’equip o una persona de suport al projecte, poden fer-ho. En cas contrari, forma part de les tasques administratives que heu de fer.
Això millora la confiança mitjançant: Demostrar que coneixeu els riscos clau que poden afectar el vostre projecte i que teniu un mitjà disponible per estar al corrent de nous riscos.
Pas 3: Avaluar
A continuació, es valoren els riscos per probabilitat i impacte. Quan avalueu un risc, penseu sobre quina probabilitat es produeix, quant costaria de gestionar i quant temps podríeu afegir a la línia de temps del vostre projecte.
Com a mesura addicional, també podeu avaluar la proximitat, cosa que significa el risc que hi ha de tan propera en el temps. Aviat es podria produir un risc amb alta proximitat. En algun moment del futur llunyà es podria produir un risc amb poca proximitat. Això pot donar-vos un altre factor per prioritzar el vostre temps i energia a l’hora d’afrontar els riscos.
Això millora la confiança mitjançant: Garantir al vostre responsable que tots els membres de l’equip tinguin una idea clara de què passaria en cas que es produís algun d’aquests riscos.
Pas 4: Planifiqueu les respostes
Ara arribem a la part carnosa del vostre pla de gestió de riscos. En aquest pas, s'explica com gestionar el risc identificant una resposta adequada.
Ho fem perquè fins ara només teniu una llista del que podria passar per deixar el vostre projecte fora de curs i en quina mesura seria un acord. El que el vostre directiu voldrà saber a continuació és: Què faríeu al respecte?
Generalment, hi ha quatre coses que podeu fer per abordar i gestionar el risc d'un projecte. Ells són:
- Eviteu: feu les mesures per evitar que es produeixi aquest resultat.
- Transferència: trasllada la responsabilitat a una altra part, com per exemple amb una pòlissa d’assegurança.
- Reduir: Actuar per reduir l’impacte del problema si es produeix.
- Accepteu: enteneu que es pot produir el resultat arriscat i, amb el consentiment del vostre equip, no feu cap acció per evitar-ho.
Alguns dels vostres riscos poden tenir un resultat positiu. Per exemple, hi ha el risc de vendre molt del producte nou que bloquegeu les línies de telèfon. Seria un bon problema tenir, però segueix sent el risc que hauríeu de planificar.
Hi ha diverses maneres de preparar-se per tenir un risc positiu, incloses:
- Explotació: feu el possible per assegurar-vos que aquest resultat es produeixi per obtenir les recompenses.
- Comparteix: treballa amb un altre col·lega o empresa per tenir més risc positiu.
- Millora: influeix en els factors que poden contribuir a obtenir un resultat positiu i intenta obtenir encara més beneficis.
- Acceptar: reconèixer la possibilitat de tenir un risc positiu i no fer res.
Haureu d’esbrinar quina estratègia de resposta és la més adequada per a cada risc del vostre registre. Per exemple, podeu decidir que el risc que el terrat de la fàbrica s’esfondri sigui quelcom que acceptareu simplement perquè no és possible que passi. Tanmateix, el risc que l’enverinament alimentari tingui la meitat de la força de treball és quelcom que reduireu activament mitjançant la recaptació de tot el vostre personal de restauració. Si abans ha passat i és realment molt probable a menys que facis alguna cosa al respecte, voldrà mitigar el risc.
Una vegada identificada i acordada la resposta, els propietaris de riscos poden ser designats per dur a terme el pla d’acció de gestió del risc. En altres paraules, necessiteu que algú sigui responsable de veure les tasques que esteu d'acord en el vostre pla.
Això millora la confiança mitjançant: Demostreu al vostre gestor que heu pensat què heu de fer sobre les coses que podrien causar problemes al vostre projecte i que esteu implementant plans per reduir la incertesa i el risc del projecte.
Pas 5: Implementar
Ara, el vostre pla de gestió del risc hauria d'incloure qui serà responsable de fer les activitats de mitigació de riscos per a cada risc. Ara haurien de treballar a través d’aquestes tasques de manera que gestioneu activament els riscos oberts.
Això millora la confiança mitjançant: Demostrant que tu i el teu equip de projecte pots seguir el que has dit que faries. En informar sobre el que heu aconseguit i els riscos que heu mitigat, demostreu al vostre equip directiu que esteu seriosos en lliurar i fer allò que calgui per demostrar al futur el vostre projecte contra problemes.
Un cop hagi passat un risc (quan ja no és rellevant perquè ja ha passat o ja no pot passar), el podeu tancar del vostre registre de riscos.
Posar en marxa aquest pla de gestió de riscos del projecte us pot diferenciar els altres gestors. El vostre propi patró tindrà l’evidència que podeu pensar de manera estratègica i creativa sobre el que pot provocar que el vostre projecte es desencadeni i, el més important, fer alguna cosa al respecte. Seràs la persona que gestioni activament els problemes abans que es produeixin, escombri bloquejos i preparant-se per a qualsevol cosa.
Es pot considerar que la direcció és bona per gestionar el risc del projecte és una manera segura de considerar-se com un parell de mans segures. No necessiteu una gran quantitat d’experiència o certificats per començar a gestionar el risc del projecte amb èxit (tot i que existeixen qualificacions formals en la gestió del risc). Aquest fàcil procés de cinc passos significarà aviat que la gestió del risc del projecte estigui incrustada en els vostres plans de projecte.
