Com elaborar un pla d’outsourcing

Content

• Procés de desenvolupament
• Realització
• Configuració dels objectius
• Participació
• Identificació
• Executant

Moltes discussions sobre la subcontractació als mitjans de comunicació fan que sembli complex, però és bastant simple. Fins i tot a les nostres cases, "externalitzem" moltes tasques: cuinar, mantenir la gespa i cuidar els nens, només per citar-ne algunes. Quan no tenim el temps, el focus o les habilitats per fer nosaltres mateixos, busquem algú que pugui i algú que faci la feina per un preu que ens podem permetre pagar. Les corporacions funcionen de la mateixa manera, tot i que les seves decisions poden implicar més factors i responsables.

Procés de desenvolupament

Però de la mateixa manera que les famílies prenen decisions diferents, les corporacions poden arribar a decidir de manera sorprenent diferents sobre la subcontractació. No hi ha cap plantilla que funcioni per a totes les empreses, però hi ha un procés que totes les empreses han de tenir en compte:

Realització

En el passat, és possible que moltes corporacions ni tan sols sabessin què era la subcontractació. Avui saben sobre la subcontractació, però potser no s’adonen de quants programes d’externalització (i d’externalització) ja funcionen: centres de còpia, sales de correu, gestió d’instal·lacions, informàtica i fins i tot parts d’un departament jurídic corporatiu. És possible que la subcontractació no solucioni tots els problemes, però aprendre sobre la generació anterior de contractes identificarà nous projectes i proporcionarà una visió valuosa.

Configuració dels objectius

Per tenir èxit en la creació d'un programa de subcontractació, heu de definir objectius específics, com ara reduir els costos generals de les empreses en un cinc per cent, centrar-vos en l'eficiència per a una única ubicació o només mirar les funcions realitzades en una unitat de negoci. Els objectius no necessiten detalls extraordinaris. A mesura que la vostra experiència d’externalització augmenti, les definicions canviaran.

Participació

Necessiteu participants de moltes àrees d’expertesa per aportar aportacions al pla, verificar les hipòtesis i proporcionar un judici pericial. Quan es passi d’un pla general a projectes específics, es repetirà aquest procés i es crearà subgrups amb coneixements encara més específics.

Identificació

Ara que teniu objectius i experts per identificar i interpretar informació, és hora d’identificar projectes específics del vostre programa d’externalització. Totes les empreses desenvolupen diferents criteris i estan impulsades per la cultura tant com per l’anàlisi financera o operativa, però hi ha criteris comuns que heu de mirar:

• Decisions anteriors: Probablement la vostra empresa va prendre decisions anteriors sobre l’ús de no empleats, com ara treballadors temporals o contractes de serveis. Treballeu amb Contractació i el vostre PMO (Project Management Office) per obtenir més informació. Vegeu com van abordar els problemes d'aquesta llista i recopileu les lliçons apreses.
• Expertesa: Feu funcions o produïu productes sense prou experiència, o teniu problemes per mantenir els gestors? La direcció actual té un pla per fer front a aquests problemes? Si no, aquest podria ser un bon projecte d’externalització.
• Qualitat: Encara que una funció tingui persones amb competències adequades i administradors experimentats, és possible que no obtinguis el nivell de servei que necessites. El gestor realitza enquestes de clients? Què diuen els clients sobre productes o serveis? Una bretxa de qualitat o una falta d’interès en el servei al client és un altre indicador per a la subcontractació.
• Cost: Un servei excepcionalment de gran qualitat no és necessàriament un bon valor. En què es comparen els vostres costos amb els competidors? La funció produeix informes mensuals: Costos unitaris, cost operatiu, tendències de costos plurianuals? Si aquesta funció no pot produir aquests informes, un servei subcontractat pot proporcionar una major transparència en les vostres operacions.
• Escala: Quan examineu tota la vostra empresa, fareu molts descobriments inesperats. Mantindre la concentració! Un dels grans projectes és un millor candidat a la subcontractació que una sèrie de petits projectes. Aquest únic gran projecte requerirà molt menys recursos administratius i de gestió. Mantingueu una llista completa, però només seleccioneu candidats que tinguin un gran impacte en la vostra primera onada de projectes.
• Seguretat: Ara teniu una bona idea de projectes potencials. És el moment de filtrar-los segons els estàndards de seguretat. La seguretat és un tema complex i controvertit. Diferents estàndards s'apliquen a diferents indústries i algunes empreses tenen més seguretat que els seus competidors. Comprendre els estàndards interns i de la indústria i limitar els projectes d’outsourcing en conseqüència. Inclou en els vostres debats serveis legals, informàtics, seguretat corporativa, compliment (si s’escau) i qualsevol departament de "risc".
• Priorització: S'ha d'anotar cada element anterior (i potser altres característiques), i a cada projecte se li ha d'assignar un "valor de subcontractació" total. Sens dubte, hi haurà molt debat sobre quines són les característiques més importants, si les seves puntuacions són exactes i si es tenen en compte altres característiques. No us sorprengui si aquest procés dura mesos o fins i tot anys.
• Comunicació: Quan vau prioritzar projectes potencials, heu mantingut moltes reunions i heu parlat amb molta gent. Espereu que aquests debats siguin informació pública als departaments que heu destinat a la subcontractació. Suposeu sempre que aquestes discussions arribaran a la vostra població empleada, sovint en temps real. Cal preparar i preparar comunicacions corporatives acuradament pensades. Mai deixeu que els rumors es converteixin en una millor font d’informació que els fets.

Executant

Al final d’aquest procés, tindreu el vostre pla d’externalització inicial. Hi ha molts passos més a mesura que executeu aquest pla: confirmació de dades, creació de subcomitès per a projectes específics, identificació de proveïdors, execució de pilots, adjudicació de contractes, etc. Tot i així, desenvolupar el vostre pla us proporciona els primers passos més importants.