Com donar comentaris als empleats defensius

Content

• 10 consells per ajudar-vos a oferir comentaris negatius

La retroalimentació és una de les eines més potents del kit d’eines del gestor per reforçar el rendiment del lloc de treball.

• La retroalimentació positiva se centra en identificar i reforçar els comportaments que promouen un alt rendiment.
• La retroalimentació constructiva, sovint referida com a feedback negatiu, està enfocada a identificar i promoure el canvi en les conductes que menystenen l’alt rendiment.

La retroalimentació efectiva és específica del comportament (negatiu o positiu) i es lliura el més a prop possible. Tot i que els professionals motivats aprecien la retroalimentació positiva i constructiva, els administradors solen ser incòmodes a l'hora de lliurar-lo, particularment qualsevol cosa que es consideri negativa. A les enquestes i estudis de recerca, els directius que lluiten per aportar comentaris constructius estan preocupats perquè no els agradarà o, temen crear un incident, oferint crítiques.

Seguint i practicant els suggeriments exposats en aquest article, el gestor pot treure la por de lliurar comentaris negatius i convertir la conversa en un esdeveniment constructiu.

10 consells per ajudar-vos a oferir comentaris negatius

1. Feu que les vostres emocions estiguin sota control. No voleu criticar les accions d’algú altre quan estigueu enfadats o molestos. Si els temperaments estan calents, preneu el temps per deixar que les coses es refredin. Si bé es realitza una retroalimentació eficaç, es produeix una resposta tan propera com sigui possible, si la situació s'escalfa, està bé programar una reunió per al dia següent.
2. No envieu mai comentaris negatius davant del membre de l’equips. Busqueu un lloc privat. Dirigiu la reunió a la vostra oficina o programeu una sala de conferències per a la vostra discussió.
3. Centra’t en la conducta observada, no en la persona. Recordeu que l’objectiu de la retroalimentació constructiva és eliminar conductes que menystenen l’alt rendiment. Si l’individu percep que és atacat personalment, es convertirà ràpidament en defensa i es perdrà l’oportunitat d’una discussió significativa.
4. Sigues específic. El feedback efectiu és específic. Suggerint, "John, segur que ho vas fer," pot ser veritat, però no li diu a John què va fer malament. El mateix passa amb dir a Maria que arriba tard a treballar massa sovint. En canvi, descriviu el comportament molt específic i identifiqueu les implicacions comercials del comportament. Per exemple: "Maria, quan arribeu tard al vostre torn, ens requereix que retinguem algú del torn anterior. Això requereix que paguem hores extres; incomoda el vostre col·lega i pot reduir la qualitat si no entenen la vostra feina específica. ho entens?"
5. Sigui oportú. Si alguna vegada heu rebut una llarga llista de comentaris de comentaris negatius sobre una revisió anual del rendiment, enteneu la importància que aquest aport és molt després del fet. La retroalimentació de tot tipus s’hauria de donar el més aviat possible després de l’esdeveniment.
6. Mantingueu la calma. Independentment de la molèstia que tingueu, no paga mai el control de les vostres emocions. Tal com s’ha esmentat anteriorment, si necessiteu temps per reunir les vostres emocions, endarrereu la discussió unes hores o com a màxim al dia. Recordeu-vos que la intenció del feedback és promoure la millora i acostar-se a la discussió amb aquesta actitud positiva.
7. Reafirmeu la vostra fe en la persona. Reforça el pas tres, però aquí els dius que encara tens fe en ells com a persona i en les seves capacitats; només volen que canviïn. Digues alguna cosa així com "ets un bon representant d'atenció al client, així que estic segur que veus la necessitat de tenir més paciència amb els clients".
8. Deixeu de parlar i convideu l’altra part a participar-hi. Després que hàgiu explicat a la persona quines accions concretes, recents eren inadequades i, per què, deixeu de parlar. Doneu a l’altra persona la possibilitat de respondre a les vostres declaracions i feu preguntes aclaridores.
9. Definiu i acordeu un pla d’acció mútuament acceptable. Està d’acord en quina actuació futura s’adeqüi per a l’empleat. Si hi ha coses específiques que ha de començar a fer l'empleat o ha de deixar de fer, assegureu-vos que estan clarament identificades. Si necessiteu fer alguna cosa, potser una formació addicional per a l'empleat, també hi esteu d'acord.
10. Establiu un moment de seguiment.Fixar una data i hora clares per revisar les accions i millorar és una part important del procés de retroalimentació. Estableix responsabilitats i millora la probabilitat de millora del rendiment.

I recordeu-vos que, després d’haver lliurat el feedback constructiu i acordat un pla de resolució i seguiment, continueu amb la feina. No protegir la mala voluntat cap a l’empleat perquè va cometre un error. No els passeu per por que puguin cometre un altre error. Superviseu el rendiment com feu tots els empleats, però no us obsessioneu.