Com organitzar els vostres tràmits
Content
- Començant
- Reuneix els teus documents
- Categoritzar
- Documents vitals separats
- Duplicar la cartera
- Creeu un sistema de fitxers senzill
- Manteniment continu
La majoria de la gent no pensa en un document important fins que no el necessiti. Si els vostres papers estan repartits per tot arreu i no teniu un sistema d’organització central a la vostra llar, podeu perdre molt temps i energia a la recerca de coses. Fins i tot potser perdreu alguna cosa.
Començant
Amb uns senzills passos, podeu organitzar els vostres documents de paper importants: necessitareu un petit arxiu de fitxers de dos calaixos o una caixa de fitxers penjable portàtil, penjant fitxers en sis colors diferents, carpetes de tres taules superiors de Manila i una caixa forta contra incendis opcional. O bé podeu adquirir un aglutinant gran i insercions de pestanya. Ara ja està a punt per començar.
Reuneix els teus documents
Abans d’organitzar tots els vostres documents importants, heu de localitzar-los. De vegades és més fàcil dir que fer-ho. Comproveu els calaixos de l’oficina de casa i els papers apilats a l’escriptori o la taula. Comproveu els munts de paper que embolcalla els taulells de cuina, així com els calaixos i cistelles de cuina. Mireu el tocador i la tauleta de nit del vostre dormitori. Per últim, però no per això menys important, comproveu la cartera o la maleteta per trobar documents importants que accidentalment porteu.
Categoritzar
Els documents més importants formen part de les següents sis categories. Ordena tots els documents recollits de la manera següent:
- Registres de propietats i habitatges: Hipoteca, actes de propietat, projectes i rebuts de millora d’habitatges, manuals i garanties d’aparells, informació d’impost sobre propietat, pòlisses d’assegurança d’habitatges i manuals
- Registres automàtics: Títols, registres de manteniment, pòlisses i informació d’assegurances, informació de préstecs i registres de pagaments
- Registres de salut: pòlisses d’assegurança, manuals sobre prestacions d’assegurança mèdica, explicació de les prestacions mèdiques, factures de metges, llistes de receptes, informació del compte de despesa flexible, rebuts mèdics, directives mèdiques, polítiques d’assegurança de vida
- Registres financers: Estats bancaris, declaracions d’impostos, registres de deducció d’impostos, registres d’inversions, registres de préstecs, estats de targeta de crèdit
- Registres electrònics: Manuals de contractes i equips de telefonia mòbil; rebuts de vendes i garanties d’ordinadors, ordinadors portàtils i tauletes; plans i factures per cable i internet; Recepció i manual de vendes d'encaminadors sense fil
- Registres personals: Certificat de naixement, certificat de matrimoni, certificat de divorci, papers de custòdia, informació de la Seguretat Social, registres d’immunització, passaport, registres del servei militar, registres de bateig i confirmació, testaments, pla funerari i informació del lloc d’enterrament. Hauríeu de tenir-ne per a cada membre de la família. Si teniu animals de companyia, també podeu incloure els seus documents importants, com ara informació veterinària i vacuna en aquesta categoria.
Documents vitals separats
La majoria dels vostres documents importants es poden emmagatzemar en un arxiu normal o en una caixa portàtil. Alguns, però, haurien de guardar-se en una caixa de seguretat ignífuga o en una opció d’emmagatzematge fora del lloc, com ara una caixa de seguretat.
Els documents vitals són molt difícils de substituir o necessiten molt de temps. Poden contenir informació personal sensible que es pogués veure compromesa pels lladres d’identitat si els roben. Mentrestant, si la vostra llar va ser destruïda per incendi o inundació, voldríeu que aquests documents vitals es mantinguessin intactes.
Per a la majoria de les persones, es consideren fonamentals els següents documents: informació de la Seguretat Social, certificats de naixement, pòlisses d’assegurança i informació de contacte de l’agent, testaments, actes de propietat, títols de cotxe, passaports i qualsevol contracte o acord que requereixi una signatura original.
Creeu una llista magistral de tots els documents vitals que poseu a la vostra caixa de seguretat contra incendis o en una opció d’emmagatzematge fora de lloc.
Duplicar la cartera
La majoria de nosaltres portem informació crítica a la cartera cada dia i no tindríem cap inconvenient si la perdessin o els robessin.
Feu còpies del carnet de conduir, de la targeta de donant d’òrgans, de les targetes d’assegurança mèdica, de les targetes de membres del gimnàs, de la biblioteca, dels programes de fidelització de botigues de queviures, clubs de magatzem, etc., i, el més important, de totes les targetes de crèdit i dèbit (còpia frontal) i enrere). Guardeu aquestes còpies amb els vostres altres documents de paper importants.
Creeu un sistema de fitxers senzill
Com més senzill sigui el sistema de fitxers, més probabilitats d'utilitzar de manera consistent. Preneu cada categoria de document important i assigneu-li un color de fitxer penjat:
- Registre de propietat i habitatge
- Registres automàtics
- Registres de salut
- Registres financers
- Registres d'electrònica
- Registres personals
Afegiu el nombre adequat de fitxers penjats al sistema de fitxers per al nombre de documents que teniu a cada categoria.
Utilitzeu les carpetes de Manila i creeu una carpeta per a cada document individual dins de cada categoria. Col·loqueu les carpetes a la secció de fitxers penjats de colors adequats.
Si heu adquirit un enquadernador de tres anells i una inserció de pestanya gran, etiqueta les pestanyes amb els mateixos noms de registre, feu forats tots els documents i organitzeu-los. Si els papers no es poden perforar, introduïu-los dins d'una carpeta i poseu-la al forat.
Si la paperassa no és cosa, pot ser que sigui un moment d'alliberament. Podeu escanejar tots aquests documents, desar-los en un disc dur i, a continuació, triturar els originals.
Però utilitzeu la vostra discreció, ja que es guarda millor algun document. Guardeu els originals de tots els documents vitals. Feu servir el vostre millor judici sobre els altres. La majoria d’institucions financeres estan contents quan aneu sense papers.
Manteniment continu
Un cop organitzats els vostres papers importants, conserveu-los així. Cada mes quan pagueu les factures, arxiveu qualsevol document nou a la secció corresponent del vostre sistema de fitxers. Al mateix temps, busqueu els documents que hàgiu suprimit del sistema durant el mes que poguessin estar fora del sistema de registre. Torneu-los a arxivar. Com a mínim dues vegades a l’any, reviseu els documents del vostre sistema d’arxiu per veure si es poden eliminar. Un bon calendari a seguir és al primer de l'any natural i al final de cada curs escolar.
Amb una mica d’esforç, podeu obtenir beneficis a llarg termini i estalviar temps organitzant els vostres documents en paper importants.
