Com escriure una RFP

Content

Els 12 passos

Una sol·licitud de proposta, de vegades anomenada RFP o RFQ ("sol·licitud de pressupost"), és un document que una empresa emet quan vol comprar un producte i vol posar a la seva disposició el públic. Aquest sol ser el cas quan diverses empreses es posaran a licitació per l'obra i el preu de venda, convida a preus més competitius. Però, si no prepareu l’RPP correctament, el vostre esforç pot produir ofertes que són una pèrdua de temps, o pitjor, sense ofertes. A continuació, us detallem com crear una RFP per garantir els millors resultats.

Dificultat: Mitjana

Temps necessari: Alguns dies

Els 12 passos

Fes els deures:Esbrineu què necessiteu, què voleu i què és possible abans de començar a escriure la vostra RFP. No emet un RFP per a una màquina que pot produir 1.500 ginys per hora si mai no ha venut més de 25 al mes. No té sentit emetre un RFP per a un cotxe de gran potència quan un missatger pot obtenir el trànsit tan ràpidament amb una bicicleta.
Distingiu entre les vostres necessitats i desitjos: Si voleu comprar una aplicació que pugui transmetre imatges entre la seu i les vostres furgonetes al lloc de treball, potser especifiqueu el nombre d'imatges que necessiteu per segon, la mida màxima de les imatges que necessiteu i la resolució necessària. Si bé pot ser agradable tenir aquestes imatges en color, decidiu si realment és necessari. Si realment necessiteu una determinada determinada, utilitzeu paraules com "voluntat", "hauria" i "deu". Això indica que aquests són els requisits. Les especificacions que només són "desitjables" haurien de ser identificades amb paraules com "pot", "pot" i "opcional".
Decidiu com serà el guanyador: Les propostes que rebeu com a resposta a la vostra llista de sol·licituds difereixen. Cada empresa que respongui tindrà punts forts i punts febles diferents. Alguns se centraran en el menor cost. Altres es centraran en la millor qualitat. I d'altres oferiran un conjunt complet de funcions. Decidiu per davant què busqueu: el cost més baix, el lliurament més ràpid o alguna combinació dels dos.
Organitzar el document: Tot el que escriviu per a negocis hauria de ser molt pensat i s’ha d’organitzar. Un esquema és un bon lloc per començar. Com a mínim, necessitareu seccions per a una introducció, requisits, criteris de selecció, terminis i processos. Moltes d'aquestes seccions tindran subseccions.
Escriure la introducció: Aquí és on explicareu als possibles licitadors per què publiqueu la propietat intel·lectual i què voleu aconseguir fent-ho. La introducció també pot incloure un resum dels punts claus recollits de les altres seccions, inclosa la data de venciment. La introducció d’un RFP per a un sistema de transmissió d’imatges pot llegir una cosa així: "XYZ Company sol·licita propostes per a un sistema fàcilment fàcil d’utilitzar i capaç de transmetre imatges des de l’oficina principal a furgonetes en qualsevol part de l’àrea metropolitana. Ofertes sensibles. s'ha de rebre el dilluns 5 de març de 2007, a les 8 del matí, a la tarda PST. "
Expliqueu els requisits: Aquesta secció és una de les més importants i sol trigar més temps. Haureu d’especificar la mida i la claredat de les imatges a transmetre i la velocitat necessària. Sigueu específics, però no digueu als licitadors com voleu que el treball es realitzi a menys que sigui essencial. És possible que vulgueu dividir aquesta part en subseccions. Per exemple (a) la mida de la imatge i la qualitat (b) la transmissió, que pot incloure la velocitat desitjada i tots els requisits que facin que la transmissió sigui segura (c) les opcions desitjades, on podeu enumerar el color com a opció desitjable.
Criteris de selecció: Aquí teniu en què indiqueu als licitadors com seleccionareu l’oferta guanyadora. Podeu divulgar tant o tan poc com vulgueu. És una bona idea incloure una frase com "El licitador guanyador, si n'hi ha, serà seleccionat només pel judici de XYZ Company". És possible que vulgueu crear un full de càlcul que atorgui a cada oferta un cert ventall de punts de cada categoria. A continuació, fes que un equip triï la millor oferta entre els que obtinguin les tres puntuacions més importants.
Cronologies: Aquesta secció explica a les empreses la rapidesa amb què han d’actuar i el temps que s’espera que trigui el procés. Sigui raonable quan estableixi els terminis. No sol·liciteu propostes per a sistemes complexos i doneu als licitadors uns dies per respondre. Doneu més temps per preparar l’oferta si la vostra tarifa automàtica és gran, si la compra desitjada és complicada o si necessiteu una resposta molt detallada. Aquí també es pot dir als licitadors quant de temps es durà el procés d'avaluació quan se'ls notifiqui si tenien èxit i com de prompte han de lliurar el que han promès.
Procés: Utilitzeu aquesta secció per explicar com funcionarà el procés: des de l’enviament de la sol·licitud de propietat intel·lectual fins a l’adjudicació del contracte i quan s’iniciarà l’obra. Aquesta secció pot dir que "Les ofertes hauran de venir a la data especificada al pas 8 anterior. Totes les ofertes es revisaran per assegurar-se que compleixin tots els requisits i responguin. Totes les ofertes que responguin seran puntuades en X categories (podeu anomenar les categories si ho desitgeu) i les tres ofertes principals seran avaluades per l’equip de la proposta per seleccionar l’oferent guanyador i una alternativa. Es preveu que les negociacions amb l’adjudicatari guanyador resultin en una adjudicació del contracte d’aquí a dues setmanes. "
Decidiu com enviar l'enviament de drets d'autor: La majoria dels RFP s’envien per correu electrònic, però no ho han de ser. Podeu enviar una RFP per correu electrònic o bé la podeu publicar al lloc web de la vostra empresa. Només heu d'assegurar-vos que especifiqueu el nom (o el número d'oferta) que haurien d'utilitzar els licitadors per identificar la RFP a la qual responen.
Decidiu qui rebrà la sol·licitud: És possible que ja hagueu identificat els proveïdors de qui voleu comprar. La vostra empresa pot incloure una llista de venedors acceptables. Si no és així, podeu trobar possibles venedors a través de la vostra xarxa professional, cercant en línia o demanant als venedors de confiança d’altres materials les seves recomanacions. No limiteu la llista de qui rep el vostre RFP només a grans empreses o proveïdors establerts. És possible que trobeu idees millors i preus encara millors dels venedors més petits que sovint estan més desitjosos de guanyar el vostre negoci.
Notifica al guanyador: Un cop heu completat tots els passos anteriors, ha arribat el moment de fer el salt i notificar a l’RPP guanyador que és el moment d’avançar amb el projecte.