Quina informació es guarda als registres mèdics dels empleats?
Content
El fitxer mèdic dels empleats és el dipòsit de tot el que tingui a veure amb la salut, les prestacions sanitàries, els permisos relacionats amb la salut dels empleats i les seleccions i cobertura de prestacions per a l'empleat. L’empresari conserva un expedient mèdic per separat per a cada empleat. El contingut d’aquests fitxers mai s’entrellaça amb cap altre fitxer d’empleats com ara el fitxer de personal.
Atès que el fitxer mèdic conté informació confidencial i confidencial, ha de residir en un lloc segur, bloquejat i inaccessible. El gabinet d’arxius que allotja els expedients mèdics dels empleats també hauria de bloquejar-lo i el personal de recursos humans hauria de tenir les úniques claus. L’accés als fitxers mèdics dels empleats està restringit només al personal de Recursos Humans.
La Llei de portabilitat i responsabilitat de les assegurances de salut de 1996 (HIPAA) exigeix als empresaris protegir els registres mèdics dels empleats de manera confidencial; els registres mèdics s’han de guardar per separat i a part d’altres registres comercials. No guardeu mai els registres mèdics dels empleats al fitxer de personal general de l’empleat.
A causa de la confidencialitat de la informació, els registres han d'estar aïllats dels fitxers als quals puguin accedir empleats com ara supervisors o directius. (De fet, això també és recomanable per als fitxers de personal en general; només teniu accés a personal de recursos humans).
Contingut de la fitxa mèdica dels empleats
Aquests són els tipus d’elements que s’han d’emmagatzemar de manera segura al fitxer mèdic de l’empleat. En cas de dubte, feu un error al costat de protegir la informació mèdica dels vostres empleats.
- Sol·licituds i formularis d’assegurança mèdica
- Sol·licituds i formes d’assegurança de vida
- Informació del beneficiari designada
- Sol·licituds per a qualsevol altre benefici que pot requerir informació mèdica com ara una assegurança de visió
- Sol·licituds de llicències mèdiques retribuïdes o no remunerades
- Informes de la Llicència de Medicina i Excedència de Família (FMLA) i aplicacions i tràmits relacionats
- Tràmits FMLA signats per metges
- Documentació sobre les malalties d’un membre de la família o d’un fill per a qui sol·liciteu temps FMLA per proporcionar atenció continuada
- Documentació d’excedència relacionada mèdicament per als empleats que no són elegibles per a temps de treball fora de la feina de FMLA
- Exàmens, notes, correspondència i recomanacions del metge
- Excuses relacionades mèdicament per l'absentisme o la demora del metge
- Restriccions laborals mèdiques amb documentació del metge recomanador
- Informes d’accidents i lesions, inclosos els documents obligatoris d’OSHA
- Informes d'indemnització dels treballadors de lesions o malalties
- Qualsevol altre formulari o document que contingui informació mèdica privada sobre un empleat
Si manteniu aquests fitxers confidencials, els vostres empleats confiaran en vosaltres i mantindreu l’esperit i la importància de la llei.
Tingueu en compte que la informació proporcionada, tot i que sigui autoritària, no està garantida per exactitud i legalitat. El lloc el llegeix un públic mundial i les lleis i regulacions laborals varien d’estat a estat i de país a país. Cerqueu assistència legal o assistència de recursos governamentals estatals, federals o internacionals per assegurar-vos que la vostra interpretació i decisions legals siguin correctes per a la vostra ubicació. Aquesta informació serveix per a orientació, idees i assistència.
