Utilització de les fites en la gestió de projectes
Content
- Quan s’ha d’utilitzar les fites del projecte
- Amb quina freqüència cal posar fites en el vostre pla
- Com es representen les fites a la vostra carta de Gantt
- Com anomenar fites
- Com es poden signar les fites
- Utilització de fites per a la comunicació
Una de les característiques definitives d’un projecte és que dura un període de temps determinat. Podria ser qualsevol cosa des d’unes poques setmanes fins a diversos anys i, en alguns casos, per a projectes de construcció a gran escala o obres públiques, dècades.
Per fer el seguiment del progrés al llarg del camí i assegurar-se que s’estan aconseguint els principals lliuraments segons la línia de temps, els gestors de projectes utilitzen fites.
Una fita del projecte és una tasca amb una durada de zero que significa assoliment en el projecte. S'utilitzen com a forma de mostrar el progrés i avançar i mostrar a la gent el que està passant, encara que no tinguin coneixement detallat de les tasques que hi participen. En aquest sentit, són molt útils per a la comunicació dels interessats i per establir les expectatives.
Quan s’ha d’utilitzar les fites del projecte
Les fites en la gestió de projectes s’utilitzen per marcar:
- L’inici de fases importants del treball
- El final de les fases importants del treball
- Terminis
- Quan es pren una decisió important
- Altres punts fixats en el temps que necessiten trucar específicament
Amb quina freqüència cal posar fites en el vostre pla
Un curs de formació pot recomanar incloure fites al vostre pla aproximadament una vegada al mes. Això està bé i és una bona regla general, però heu d’utilitzar el vostre judici professional. Alguns mesos podrien tenir molta activitat, ja que les reunions importants són marcades com a fites, les decisions preses i el tancament d’una fase i l’inici d’una altra.
En altres mesos, podríeu centrar-vos en l'execució, amb molt poc, si hi ha res, en què podeu penjar una fita.
A efectes d’informar, és útil crear un motiu per tenir una fita com a mínim una vegada cada cicle d’informació.
Com es representen les fites a la vostra carta de Gantt
Les fites són un dels components d’un gràfic de Gantt i es mostren al gràfic com a diamant. No es mostren com una tasca normal perquè tenen una durada de zero: és a dir, no s'ocupen cap moment. Amb els propòsits de planificar un diagrama de Gantt, només passen.
Si no utilitzeu gràfics de Gantt, encara podeu fer servir fites. A continuació, es mostren 5 alternatives als gràfics de Gantt: encara podeu incorporar fites al vostre pla mitjançant aquestes.
Si voleu mantenir-vos organitzat personalment i el vostre programari de gestió de projectes no està completament integrat al vostre calendari, podeu copiar i enganxar les dates clau al vostre diari. Segons com us agradi treballar, això us pot recordar què heu de sortir.
Com anomenar fites
Les fites han de tenir una descripció clara de la programació del vostre projecte, però no és una tasca que impliqui. Per tant, no se'ls hauria d'anomenar "Obtenir acord per passar a la fase 2", sinó que "la fase 2 comença". Si voleu reflectir l’esforç d’aconseguir un acord per passar a la fase 2, afegiu una tasca just abans de la fita per cobrir-la.
Les fites han de descriure el moment que representen així:
- Finalitzada la fase de proves
- Aprovat PID
- Contracte signat
Molts gestors de projectes opten per numerar les seves fites també per facilitar-ne la referència. Si utilitzeu una estructura de desglossament de treball, podeu utilitzar la numeració a partir d'aquesta. En cas contrari, està bé utilitzar M1, M2, etc. per deixar clar a què es refereix. Una estructura de denominació clara esdevé més important a mesura que augmenta el nombre de fites, així que penseu en com podeu fer-ho si el vostre projecte transcorre durant diversos mesos.
Com es poden signar les fites
Les fites formen part de la programació del vostre projecte, per la qual cosa, quan es tanca la programació, heu de considerar que les vostres fites es cancel·len.
Si necessiteu canviar les dates de les vostres fites, haureu d’utilitzar el procediment de control de canvis estàndard per ajustar el vostre pla. Pot ser tan fàcil com xerrar amb el patrocinador del vostre projecte i comunicar-los per què cal canviar les dates o tan formal com elaborar un nou calendari recomanat i portar-lo a un comitè de planificació per ratificar-lo.
El millor és esbrinar quin serà el vostre procés de sincronització de fites, si n’hi ha, abans d’haver-ho de fer servir, de manera que no perdeu cap moment quan hagueu de fer un canvi.
Utilització de fites per a la comunicació
Les fites són útils per a la comunicació i la informació, ja que representen els punts mínims de control del pla. Dit d’una altra manera, si realitzés totes les altres tasques, encara podríeu veure què passava i continuar el projecte avançant només amb les fites.
Vostè ha de ser capaç de treure les fites i els va posar en un informe de panell o projecte. Haurien d’explicar la història del projecte amb prou detall per satisfer les persones que feu referència, normalment el vostre patrocinador del projecte o un altre grup executiu, com ara el grup de direcció (o la junta de projecte). Cada mes, o a la freqüència d'informes que utilitzeu, podeu mostrar quines fites s'han aconseguit.
La informació sobre fites és senzilla i sovint es fa com a taula. Indiqueu la descripció de la fita, la data en què es devia fer i la nova data prevista. Quan la fita s'aconsegueix i es pot marcar com a completa, hi afegiu aquesta data. Tant de bo sigui igual a la data prevista, però els projectes no sempre funcionen així.
Una taula com aquesta fa evident el que s’ha completat i el que s’ha destacat. Podreu planificar la resposta a la pregunta: "Per què no hem aconseguit aquesta fita?" abans d’anar a reunir-se amb el seu patrocinador o enviar l’informe.
Quan el vostre pla de projecte és molt llarg i tingueu moltes fites, us resultarà més fàcil deixar totes les fites completades cada cicle d’informació. Informeu només les fites properes o finalitzades aquell mes: el mes que ve treure tot el que es va completar el mes passat, de manera que no afegiu constantment la durada de l’informe dient a la gent sobre el treball que ja saben que s’ha acabat.
Les fites són una eina de gestió de projectes realment útil per planificar, planificar i informar i són fàcils d’utilitzar. Poseu-ne alguns en el proper pla de projecte, feu un seguiment contra ells i trobareu quina freqüència funciona millor per a vosaltres.
Com passa amb tot en la gestió de projectes, utilitzeu-los de manera flexible per obtenir el resultat que vulgueu, utilitzant aquests consells i directrius per informar de les vostres pròpies decisions.
