Les pràctiques de gestió de reunions ajuden a millorar la productivitat
Content
- Clau de gestió de reunions: PAT de l'estand
- Comenceu les reunions puntuals
- Continua la reunió
- Conservar i distribuir notes / minuts de reunions
- La línia de fons
Passem gran part de la nostra vida laboral en reunions. En molts casos, les males pràctiques de gestió de reunions donen lloc a un ús poc productiu del temps dels participants. En un article relacionat, oferim orientació per convertir cinc escenaris habituals de reunions en esdeveniments productius. Aquí es mostren idees addicionals per afavorir el reforç de la utilitat, la productivitat i l’impacte de les reunions.
Clau de gestió de reunions: PAT de l'estand
Alguns gestors utilitzen un P.A.T. acostament a reunions, requerint a Pàgurpose, an Agenda, i a Timeframe. Armar els participants amb aquests punts crítics de context abans de la sessió garanteix que la gent es mostri preparada per participar i recolzar la intenció general de la reunió. Un clar P.A.T. el contorn ajuda a garantir una sessió productiva.
Hauríeu de definir el propòsit de la reunió en una o dues frases com a màxim. "Aquesta reunió consisteix en planificar la nova campanya de màrqueting" o "aquesta reunió és revisar la nova política d'enviament de gestió de devolucions". El propòsit ajuda a garantir que tothom sàpiga per què hi és, què cal fer i com guiar el progrés i impulsar-ne la conclusió.
Estableix una agenda. Enumereu els articles que aneu a revisar / discutir / inspeccionar. Ens agrada assignar un límit de temps a cada punt de l’ordre del dia (vegeu més avall) i identificar la persona que s’encarrega de moderar la discussió. Estableix un període de temps; com a mínim, l'hora d'inici i finalització. També recomanem establir una durada per a cada punt de l’ordre del dia. Aquests haurien de totalitzar el termini de reunió global.
Comenceu les reunions puntuals
Si treballes en una d’aquestes cultures on la gent s’encarrega de reunions fins a cinc o deu minuts després de l’hora d’inici prevista, és hora de començar una nova tendència. Una empresa encoratja els seus directius a tancar la porta a l’hora d’inici prevista, i els que arribin tard no seran benvinguts a assistir-hi. Tot i que això pot ser més dràstic del que us preocupa d’actuar, no haureu de tenir cap condició d’ordenar la reunió, revisar el propòsit i confirmar les expectatives i el calendari.
No espereu que apareguin els despertadors. Quan algú arribi tard, no torneu i reviseu el que ja s’ha cobert. Continua amb els temes de la reunió. Això serà incòmode per a l’assaltat i millorarà les probabilitats que ell arribi a temps a la propera reunió.
Si l’organitzador / patrocinador de la reunió no es presenta a temps, considereu cancel·lada la reunió i torneu a la feina. Un període d’espera de cinc a set minuts és raonable. El més probable és que l’organitzador de la reunió es va trobar amb una dificultat inesperada i preferiria que no perdis el temps esperant-lo.
Continua la reunió
Una bona pràctica és assignar a algú el paper de mantenir tothom en pista durant la reunió. Massa sovint, les discussions deriven i es degraden després en un remolí d’opinions, idees, fets i emocions. En lloc seu, assigneu el paper i informeu a tots els assistents que aquest individu interceptarà si i quan la discussió es desprèn de l’ordre del dia i del tema específic de discussió. En algunes empreses, aquest paper es coneix com a "Cope de trànsit", en d'altres, "Topic Keeper". Independentment de l’etiqueta, el paper és de gran ajuda per reforçar l’efectivitat i la productivitat de les vostres reunions.
Si es plantegen temes addicionals fora de l’ordre del dia, però importants per discutir, s’haurien de capturar clarament i situar-los al “aparcament” per a una futura consideració i discussió o per a una reunió discreta. El propietari de la reunió es reserva el dret de permetre una discussió divergent menor si admet l'objectiu general de la reunió.
Conservar i distribuir notes / minuts de reunions
Algú, a part de l'organitzador de la reunió, hauria de guardar minuts de la reunió. Una bona gravació dels minuts inclourà:
- Hora de la reunió, data, lloc
- Descripció de la finalitat
- Còpia de l’ordre del dia
- Relació dels assistents i llista dels que no hi van assistir
- Un resum detallat de conclusions, ítems d’acció, responsabilitats i dates de finalització. Molts informatius utilitzen l'agenda com a guia per enumerar les conclusions i les accions.
- Reunió de seguiment planificada, si és necessari.
L’ideal seria distribuir les notes de la reunió el més aviat possible després de la conclusió de la reunió i absolutament en un dia laborable. Els minuts i notes serveixen de recordatori important per als participants, així com una font d'informació per a altres parts interessades o, per a aquells que van perdre la reunió. Els minuts són una gran eina per aprofitar per recordar a les persones i als equips les seves accions de seguiment compromeses.
La línia de fons
És possible que una reunió tingui un resultat positiu, ajudant a impulsar els projectes i la gent cap endavant, sense comptar-hi. Una certa diligència i reforçament deliberat de les tècniques de gestió de reunions milloraran les possibilitats de conduir un gran resultat.
