Gestió bàsica de projectes 101
Content
- Què és la Gestió de Projectes?
- Els Elements d’un Projecte
- L’element més important: abast
- Recursos
- Temps
- Diners
- La Gestió de Projectes és un art i una ciència
La gestió de projectes és un dels components més crítics d’un negoci amb èxit. Afecta ingressos i passius i, en definitiva, interacciona amb la satisfacció i retenció del client o del client. És possible que la seva empresa tingui un únic projecte a les obres alhora, mentre que altres corporacions i entitats més grans podrien fer malabarismes amb diversos projectes alhora. Per la seva pròpia naturalesa, els projectes són temporals.
Els projectes són un mitjà per aconseguir un objectiu i, finalment, s’arribarà a l’objectiu. La vostra empresa pot passar a un altre projecte ... o no. Podria haver estat un objectiu únic.
Els projectes provoquen una necessitat creixent en la força de treball. El Project Management Institute va estimar que, durant el període 2010-2020, s’afegirien a tot el món més de 15 milions de nous llocs de gestió de projectes.
Què és la Gestió de Projectes?
La gestió de projectes no és tot el funcionament de la vostra empresa. Es tracta d’un segment únic, d’un projecte especificat amb un pla detallat sobre com assolireu aquest objectiu amb vosaltres i la vostra empresa. Es tracta d’un pla detallat en una sèrie de passos, cadascun d’ells tan important com els altres. Heu d’aconseguir un per passar adequadament al següent.
Penseu en la gestió de projectes com una escala que heu de pujar. No es pot saltar a la part superior. Heu de fer-lo escalar pel fang amb la màxima eficiència. El vostre equip ha d'aplicar les eines posades a la seva disposició, així com la seva experiència i coneixements per executar cada pas i passar al següent.
És prou fàcil dir que voleu arribar a la casella A, de manera que aneu a fer 25 passos en aquesta direcció. Però també heu de tenir en compte les qüestions de temps en el pla del vostre projecte i, probablement, haureu de treballar dins d’un pressupost. Podeu rastrejar aquests 25 passos o pot trigar. Depèn de la rapidesa que haureu d’arribar per acabar amb èxit el projecte. Podeu estalviar diners viatjant a peu o bé podeu contractar un conductor. Depèn del pressupost que heu dedicat al projecte.
No hi ha cap enfocament, sistema ni pla per a una mida única. Cada projecte que tingueu en compte i la vostra empresa tindran molt probablement la seva línia de temps, objectius i pressupost. És per això que és tan crític tenir un gestor de projectes experimentat i amb talent per organitzar l’espectacle.
Els Elements d’un Projecte
Un gestor de projectes reeixit ha de gestionar simultàniament quatre elements bàsics d’un projecte. Aquests elements estan interrelacionats.
- Abast: Això implica la mida, els objectius i els requisits del projecte.
- Recursos:Necessitareu persones, equips i materials al seu lloc.
- Temps: No es tracta només de la durada total del projecte. S'ha de desglossar per durada de tasques, dependències i ruta crítica.
- Diners:Conegui amb fermesa els costos, les contingències i els beneficis.
L’element més important: abast
L’abast del projecte és la definició del que se suposa que el projecte ha de complir i els pressupostos de temps i diners que s’han creat per assolir aquests objectius. Qualsevol canvi en l’àmbit del projecte ha de tenir un canvi coincident en el pressupost, el temps, els recursos o els tres.
Si l'objectiu del projecte és construir un edifici per allotjar tres ginys amb un pressupost de 100.000 dòlars, es preveu que el director del projecte ho faci. Si es canvia l’abast a un edifici per a quatre ginys, el gestor del projecte ha d’obtenir un canvi adequat en temps, diners i recursos.
Recursos
Hi ha tres aspectes per comprendre i gestionar els recursos: persones, equips i material.
Un gestor de projecte amb èxit ha de gestionar eficaçment els recursos assignats al projecte, inclosos els membres de l'equip de projecte, el venedor i els subcontractistes. Ha de procurar que els seus empleats tinguin les habilitats i les eines necessàries per completar la feina, i ha de vigilar contínuament si té prou gent a lloc per completar el projecte com a data límit. La seva tasca és procurar que cada persona entengui els terminis de la tasca i del projecte.
El membre sènior de cada grup d'empleats informa al responsable del projecte quan gestiona els empleats directes, però els empleats també poden tenir un director de línia que proporciona orientació tècnica. En una situació de gestió de matrius com un equip de projecte, la tasca del gestor de projectes és proporcionar la direcció del projecte als gestors de línia. Gestionar subcontractes laborals generalment significa gestionar el lideratge de l'equip per als treballadors subcontractats, que al seu torn administren aquests treballadors.
Un responsable del projecte ha d'aconseguir, sovint, equips i materials i gestionar-ne l'ús perquè l'equip pugui funcionar de manera eficient. És responsable de tenir els equips i materials adequats a la ubicació correcta en el moment adequat.
Temps
Els tres elements de la gestió del temps amb èxit són les tasques, la planificació i la ruta crítica.
Construeix la programació del projecte en llista, per ordre, de totes les tasques que s’han de completar. Alguns s’han de fer seqüencialment, mentre que d’altres es poden sobreposar o fer en conjunt. Assigna una durada a cada tasca. Assigna els recursos requerits. Determineu els predecessors (quines tasques s’han de completar abans que d’altres) i les successores, les tasques que no es poden iniciar fins que s’acaba l’altra tasca. A vegades es fa referència a aquest aspecte de la gestió de projectes gestió de cascades perquè una tasca se segueix a una altra en un ordre més o menys seqüencial.
El programari de gestió de projectes pot simplificar la tasca de crear i gestionar la planificació del projecte.
Algunes tasques tenen una mica de flexibilitat en les dates d'inici i finalització necessàries. Això es diu "surar". Altres tasques no tenen flexibilitat. Tenen flotador zero. Una línia a través de totes les tasques amb zero float s’anomena la ruta crítica. Totes les tasques d’aquest camí –i pot haver-hi múltiples rutes paral·leles– s’han de completar puntualment si el projecte finalitza el termini. La tasca clau de gestió del temps del gestor de projectes és la supervisió de la ruta crítica.
Diners
Les tres consideracions per gestionar diners són costos, contingències i beneficis.
Cada tasca té un cost, ja sigui la jornada laboral d’un programador informàtic o el preu d’adquisició d’un pati cúbic de formigó. Cadascun d’aquests costos s’estima i totalitza a l’hora de preparar el pressupost del projecte.
Algunes estimacions seran més precises que altres. El pressupost del projecte hauria d'incloure, doncs, una bonificació de contingència: diners destinats al pressupost "per si de cas" el cost real d'un article és diferent de l'estimació.
Els beneficis són els diners que l'empresa vol obtenir amb la tasca. Es calcula per sobre del cost.
Per tant, el pressupost del projecte es compon del cost estimat, més la contingència, més qualsevol benefici. La tasca del responsable del projecte és mantenir el cost real o inferior al cost estimat i maximitzar el benefici que obté l’empresa del projecte.
La Gestió de Projectes és un art i una ciència
Es gestiona amb èxit la gestió de projectes. Aquestes idees poden donar-vos una comprensió bàsica de la gestió de projectes, però considereu-la només un principi. Si la vostra feina o trajectòria professional inclou la gestió de projectes i si voleu millorar les vostres habilitats, parleu amb els gestors de projectes d’èxit, llegiu i practiqueu. La gestió de projectes pot ser una carrera molt gratificant.
