10 passos crítics per incloure en un pla de projecte
Content
- Objectius del projecte
- Àmbit del projecte
- Fites i principals lliuraments
- Estructura del desglossament del treball
- Pressupost
- Pla de recursos humans
- Pla de gestió de riscos
- Pla de comunicacions
- Pla de gestió d’interessats
- Pla de gestió del canvi
Un pla de projecte és la culminació d’una planificació minuciosa per part d’un responsable de projecte. És el document mestre que guia el desenvolupament d'un projecte, segons les intencions del gestor per a cada faceta clau del projecte. Tot i que els plans del projecte difereixen d’una empresa a una altra, hi ha deu elements crítics o passos que s’han d’incloure en un pla de projecte eficaç per evitar confusions i improvisacions forçoses durant la fase d’execució del projecte.
Objectius del projecte
Els objectius del projecte estan definits en una carta del projecte, però també s'han d'incloure al pla del projecte per explicar més els objectius del projecte o incloure la carta com a annex. No importa com un gestor de projectes decideixi incorporar els objectius al pla del projecte, l’important és mantenir un vincle clar entre la carta del projecte –el primer document clau del projecte– i el segon document clau del projecte, el seu pla de projecte.
Àmbit del projecte
Igual que els objectius del projecte, l'àmbit està definit a la carta i el gestor del projecte ha de perfeccionar-lo més al pla de projecte. En definir l’abast, el responsable del projecte pot començar a mostrar com serà al final l’objectiu o el producte final del projecte. Si no es defineix l’àmbit, es pot ampliar al llarg del projecte i comportar despeses de despesa i terminis perduts.
Per exemple, si dirigiu un equip de màrqueting per crear un fulletó per a la línia de productes d’una empresa, heu de indicar quantes pàgines hi haurà i proporcionar exemples de com pot semblar el producte acabat.
Per a alguns membres de l’equip, un fulletó pot significar dues pàgines, mentre que d’altres podrien considerar que deu pàgines són adequades. Definir l'abast pot aconseguir que tot l'equip tingui la mateixa pàgina al principi.
Fites i principals lliuraments
Els èxits clau d’un projecte s’anomenen fites i els productes clau de treball s’anomenen principals lliurables. Ambdós representen els grans components del treball en un projecte. Un pla de projecte ha d’identificar aquests ítems, definir-los i establir terminis per a la seva finalització.
Si una organització emprèn un projecte per desenvolupar un nou programari, els principals lliuraments podrien ser la llista definitiva de requisits empresarials i com implementar-los.
Després d'aquests, el projecte podria tenir fites per a la realització del disseny, les proves del sistema, les proves d'acceptació dels usuaris i la data de llançament del programari. Aquestes fites tenen productes de treball associats, però es refereixen més als processos que als propis productes.
La fita i els terminis de lliurament principals no han de ser dates exactes, però, més precises, millor. Les dates precises ajuden els gestors de projectes a desglossar les estructures de treball amb més precisió.
En aquesta fase del pla, creareu fites perquè pugueu prendre lliuraments de gran o alt nivell i desglossar-los en petits lliuraments, que es poden perfilar al següent pas.
Estructura del desglossament del treball
Una estructura de desglossament de treball (WBS) desconstrueix les fites i els principals lliuraments en un projecte en fragments més petits, de manera que es pot assignar a una persona la responsabilitat de cada faceta. Al desenvolupament de l'estructura de desglossament del treball, el responsable de projecte té en compte molts factors com ara els punts forts i febles dels membres de l'equip de projecte, les interdependències entre tasques, els recursos disponibles i el termini global del projecte.
Els responsables del projecte són els últims responsables de l’èxit del projecte, però no poden fer el treball sols. El WBS és una eina que el gestor del projecte utilitza per assegurar la rendició de comptes del projecte perquè diu als patrocinadors del projecte, als membres de l'equip de projecte i als grups d'interès que són responsables de què. Si el responsable del projecte està preocupat per una tasca, saben exactament amb qui s’ha de reunir.
Pressupost
El pressupost d’un projecte mostra quants diners es destinen a completar el projecte. El responsable del projecte és l’encarregat de dispersar aquests recursos adequadament. Per a un projecte que compti amb venedors, el responsable del projecte assegura que es realitzen els lliuraments segons els termes del contracte, posant especial atenció en la qualitat. Alguns pressupostos de projectes enllacen amb el pla de recursos humans.
És important establir el cost per a cada fita i el que es pot lliurar, veient el temps que es necessita i el cost de mà d'obra per realitzar les tasques. El cost del projecte està relacionat amb la durada del projecte, que es remunta a l’abast del projecte. L’abast, les fites, les tasques i el pressupost han d’estar alineats i realistes.
Pla de recursos humans
El pla de recursos humans mostra com s’adjudicarà el projecte De vegades conegut com a pla de plantilla, el pla de RRHH defineix qui participarà a l'equip de projecte i la quantitat d'esforços que cada persona s'espera fer. Per desenvolupar aquest pla, el responsable del projecte negocia amb els membres de l'equip i els seus supervisors el temps que cada membre de l'equip pot dedicar al projecte. Si es necessita personal addicional per consultar el projecte, però forma part de l’equip del projecte, això també es troba documentat al pla de personal. De nou, es consulten els supervisors adequats.
Pla de gestió de riscos
Moltes coses poden sortir malament en un projecte. Tot i preveure tots els possibles desastres o petits riscos és difícil, però es poden preveure moltes trampes. Al pla de gestió de riscos, el responsable del projecte identifica els riscos per al projecte, la probabilitat que es produeixin aquests escenaris i les estratègies per mitigar-los. Per formular aquest pla, el responsable del projecte busca aportacions del patrocinador del projecte, de l'equip de projecte, dels grups d'interès i d'experts interns.
Es posen en marxa estratègies de mitigació per a riscos susceptibles de produir-se o tenir associats costos elevats. Es poden observar riscos que és poc probable que es produeixin i que tinguin costos baixos al pla, encara que no tinguin estratègies de mitigació.
Pla de comunicacions
Un pla de comunicacions descriu com es comunicarà un projecte a diversos públics. Igual que l'estructura de desglossament del treball, un pla de comunicacions assigna la responsabilitat de completar cada component a un membre de l'equip de projecte.
En aquest pas, és important descriure com es comunicaran i resoldran els problemes dins de l'equip i amb quina freqüència es farà comunicació a l'equip i als grups d'interès o al cap. Cada missatge té un públic destinat. Un pla de comunicacions ajuda als gestors de projectes a assegurar que la informació adequada arriba a les persones adequades en el moment adequat.
Pla de gestió d’interessats
Un pla de gestió d’interessats identifica com s’utilitzaran les parts interessades en el projecte. De vegades, els grups d'interès només necessiten rebre informació. Es pot tenir en compte al pla de comunicacions. Si es necessita més part de les parts interessades, un pla de gestió d’interessats descriu com s’obtindrà.
Pla de gestió del canvi
Un pla de gestió de canvis estableix un marc per modificar el projecte. Tot i que els gestors de projectes solen voler evitar canvis en el projecte, de vegades són inevitables. El pla de gestió de canvis proporciona protocols i processos per realitzar canvis. És crucial per a la rendició de comptes i la transparència que els patrocinadors de projectes, els gestors de projectes i els membres de l'equip de projecte segueixin el pla de gestió del canvi.
