Escriure per a negocis

Content

• L’organització és clau
• Coneix el teu públic
• Una paraula sobre una bona escriptura
• Correcció de notes i edició
• No estàs escrivint una novel·la

L’objectiu de l’escriptura empresarial és transmetre informació a algú altre o sol·licitar informació d’aquests. Per ser una redacció eficaç per a negocis, heu de ser complet, concis i exacte. El text ha d'estar escrit de tal manera que el lector pugui comprendre fàcilment el que estàs dient o preguntant.

Una gran quantitat d’escriptures per als negocis són descarades, mal escrites, desorganitzades, carregades d’argot i incompletes. Sovint és massa llarg o massa curt. Tots aquests atributs contribueixen a una escriptura empresarial ineficaç.

Tant si esteu escrivint una proposta de venda, un correu electrònic al vostre cap o un manual d'instruccions per a un paquet de programari, hi ha alguns passos que heu de seguir per ser efectiu. Seguiu aquests cinc passos:

1. Organitza el teu material
2. Considereu el vostre públic
3. Anoteu els vostres pensaments
4. Provegeu el contingut del vostre material
5. Edita el teu material

L’organització és clau

Si no organitzeu el material, no fluirà bé i no tindrà sentit. Escriure pot ser senzill o complicat. Quan escriviu un correu electrònic anunciant una reunió de personal, això és tan senzill com recollir els vostres pensaments. D'altra banda, probablement haureu de desenvolupar un esquema complex per avançar del material acabat si escriviu els resultats d'una prova farmacèutica innovadora. Sigui quina sigui la tasca, sense tenir un nivell d’organització adequat (fins i tot organitzar els vostres pensaments), potser no inclueu tot el que necessiteu o deixeu de donar protagonisme als temes més importants. Les omissions o un focus incorrecte faran que la redacció de l'empresa sigui menys clara.

Coneix el teu públic

Abans de començar a escriure, penseu en el vostre públic previst. Per exemple, una presentació sobre el nou programa 401 (k) de la vostra empresa pot tenir el mateix esquema quan es dóna al vostre CFO i als empleats, però el nivell de detalls que incloureu variarà. També cal tenir en compte el to. Un missatge de correu electrònic ràpid al vostre equip, recordant-los el problema anual de l'empresa, no tindrà el mateix to que el vostre missatge respecte al informe anual de la vostra empresa.

Recordeu també que comunicareu de manera més eficaç a la vostra audiència si us centreu en allò que voleu que escoltin més que en allò que direu.

Una paraula sobre una bona escriptura

Els bons escriptors tenen diferents estils d’escriptura. Alguns prefereixen escriure-ho tot i després tornar i editar. Altres prefereixen editar a mesura que passen. De vegades, el seu estil preferit varia en funció del que escriuen.

Quan escriviu (o quan editeu) tingueu en compte la longitud. Hauríeu d’utilitzar prou paraules per deixar clar el vostre significat, però no feu servir paraules innecessàries només per fer-lo florir. L’escriptura empresarial ha de ser clara i concisa, no verbosa i florida. Recordeu que ningú en el negoci té temps de llegir més del necessari.

D'altra banda, no facis la teva peça massa curta. Heu d’escriure prou perquè el vostre significat quedi clar i no s’entengui malament. Imagineu-vos si un equip en un magatzem estava etiquetat com a "usat però bo". No estaria clar si això significava que el material s'hagués utilitzat molt, o que el material ja no fos nou, però encara funcionés. Algunes paraules addicionals haurien deixat clar el significat. Eviteu també utilitzar argot o sigles perquè poden significar coses diferents per a diferents lectors.

Correcció de notes i edició

Independentment del vostre estil d’escriptura, tots els escriptors han de revisar i editar tot el material escrit, fins i tot els correus electrònics. Un cop hàgiu acabat escrivint, llegiu la correcció del vostre treball. Aleshores, haureu d’editar-lo. La correcció de missatges electrònics és la re-lectura del que heu escrit per assegurar-vos que totes les paraules del vostre cap apareixien correctament al paper. Com que els nostres cervells funcionen més ràpidament que els nostres dits, podeu ometre paraules, deixar sense final o utilitzar un homònim equivocat (per exemple, "allà" en lloc de "llur"). La correcció de correccions detecta aquests errors. Bviament, la correcció de correccions d’un correu electrònic d’una línia és fàcil i només hi ha una ullada a mesura que escriviu pot ser suficient. Tanmateix, si escriviu un manual d’instruccions, la vostra correcció de correccions serà més complicada i trigarà més.

Un cop heu llegit correctament el material, és hora d’editar-lo. De vegades, la correcció de correccions i l’edició es poden fer simultàniament, però és més eficaç quan es fan seqüencialment.

El motiu pel qual editeu és arreglar o canviar el que heu escrit per tal de que el material soni (i llegeixi) millor. Quan escriviu per a negocis, això significa solucionar els errors i fer que el text sigui el més clar i concis possible.

No estàs escrivint una novel·la

Quan escrius per negocis no estàs escrivint la propera "gran novel·la americana". La vostra escriptura ha de ser tan descriptiva com cal, però no cal que pinti imatges de paraules vives amb moltes paraules i figures grans del discurs. Si voleu dir "cases de vidre", no escriviu "domicilis vitrius", escriviu "cases de vidre".