Utilitzant els organigrames com a eina de gestió

Content

• Organigrames "estàndard"
• Organismes confusos
• Organigrames com a eina de gestió
• La forma en què s’ha de fer
• La forma com hauria de ser un gràfic

Els Organigrames, o Organigrames per a resumir, s’utilitzen per mostrar a la gent l’estructura prevista d’una organització. Es suposa que aquesta organització "formal" reflecteix l'estructura de poder de l'empresa. De vegades, els gràfics d’Org només serveixen per confondre a la gent de quina és l’estructura realment. Normalment no és intencionat, sinó que REFLEXIONA la confusió de les persones implicades.

Tanmateix, també és possible utilitzar un organigrama com a eina de gestió per avançar en la consecució dels objectius de la vostra organització. Examinarem exemples típics de gràfics orgànics "estàndard". Mirarem els gràfics orgànics confusos. Finalment, parlarem de l’ús de l’Organ Chart com a eina de gestió.

Organigrames "estàndard"

Els gràfics orgànics estàndard normalment s'utilitzen per mostrar als usuaris l'estructura que es pretén de l'organització. Es suposa que aquesta organització "formal" reflecteix l'estructura de poder de l'empresa. Sovint només reflecteix l’estructura de responsabilitat. El poder real de l’organització segueix sovint línies de comunicacions en lloc de línies del gràfic d’Org.

Els gràfics solen tenir forma piramidal. Es mostren al responsable a la part superior. A continuació es mostren subordinats en grups, generalment en quadres progressivament més petits. Normalment, els individus que es mostren en el mateix nivell horitzontal a l'Ogra Chart es perceben com a "companys" dins de l'organització.

Aquesta carta orgànica del Departament de Informàtica de l'Imperial College (DOC) és típica del gràfic de piràmides. El cap de departament té cinc consellers que li informen directament, a més d'un subdirector i un comitè de recerca. Cadascun dels consellers té els seus informes directes que es mostren als ovals verds a sota dels seus comitès.

Organismes confusos

De vegades, els Organismes gràfics poden confondre a la gent en relació a què és realment l'estructura. Normalment no és intencionat, sinó que reflecteix la confusió de les persones implicades. Si no esteu segurs de les relacions funcionals del grup o si canvien amb freqüència, és pràcticament impossible de fer-ne un esquema exacte.

Potser el lloc més comú per trobar confusions sobre Org Charts és al govern federal dels Estats Units. L’Organ Chart de la divisió d’informàtica i matemàtiques del Laboratori Nacional de Oak Ridge no transmet ràpidament una comprensió de l’estructura de l’Organització. Sembla que suggereix que onze funcions informin directament del director.

Si bé el rang de control (el nombre d'informes directes que un gestor pot supervisar eficaçment) varia considerablement, és difícil creure que es tracti d'una organització que funcioni de manera òptima. Alguns dels líders de les funcions probablement siguin "més iguals". Si haguéssim de representar el flux de comunicacions dins d’aquesta organització i la quantitat de temps que cada subordinat va passar amb el director, probablement caldria classificar alguns dels informes directes com a subordinats d’altres funcions.

Organigrames com a eina de gestió

Els gràfics ORG solen ser un dispositiu reactiu i no proactiu. Hem creat una organització o hem permès que una evolucioni i ha crescut. Ja no queda clar per a les persones de l’organització ni per a les persones amb qui interaccionen, qui és el responsable de què. Així doncs, elaborem un munt de caixes i línies per mostrar a tothom qui fa el que fa. A continuació, afegim línies guionades i dispositius artificials similars per demostrar que allò que vam dibuixar primer no sempre és així.

Una opció millor, però, és elaborar un organigrama que reflecteix cap a on vol que l’organització vingui, en lloc de simplement reflectir com està ara. Si voleu una organització plana i horitzontal, dibuixeu el gràfic Org d'aquesta manera. Mostra que sis o vuit (o fins i tot onze com hem vist més amunt) els administradors presenten un informe a la VP. Mostra que els deu programadors informen directament al Project Manager.

Si la vostra organització es basa en cercles de qualitat o equips de producció per assolir la seva missió, haureu de mostrar-ho al gràfic d’Org. No us limitareu a unir-vos a les agrupacions horitzontals i a les línies verticals. Si els empleats entendran més clarament els seus papers, ho podeu fer amb cercles, triangles invertits o qualsevol altra cosa que necessiteu.

Hi ha molts productes de programari al mercat que us ajudaran a mostrar com voleu que funcioni la vostra organització. OrgPlus és un exemple del tipus d’eines que es poden utilitzar per aclarir molts aspectes del negoci, inclosos Org Charts.

La forma en què s’ha de fer

L’exemple següent és una representació d’un Org Chart, que m’ha impressionat molt. Va ser llançat a una empresa nova que va requerir una acció creativa i nova de tots els seus empleats.

Mostra clarament l’estructura plana i horitzontal destinada a fomentar la comunicació i la innovació. Mostra clarament l’equip format pels dos primers oficials, indicatiu del que s’espera que facin els empleats. No obstant això, conserva les línies inequívoces de responsabilitat final. El president lidera clarament l’empresa, però tots els altres saben que han de fer la seva part per tenir èxit.

La forma com hauria de ser un gràfic

Encara és massa aviat per saber si aquesta carta orgànica tindrà l'efecte desitjat. Ha estat només un parell de setmanes al lloc. Tot i això, els oficials de la companyia l’han utilitzat clarament com a eina de gestió eficaç per ajudar a impulsar la seva organització cap als seus nous objectius.