Guies professionals d’escriptura de cartes i correu electrònic
Content
- Guies professionals d’escriptura de cartes i correu electrònic
- Informació de contacte
- Salutació
- Cos de Carta
- Tancament
- Signatura
- Com abordar una carta
- Formata la vostra correspondència
- Pautes d’escriptura de lletres
- Exemples i plantilles
- Correcció de correccions i correcció ortogràfica
Quina és la millor manera d’escriure una carta professional: amb una carta de paper o un correu electrònic? Un no és millor que l'altre. En alguns casos, té sentit comunicar-se per correu electrònic i, de vegades, és possible que hagis d’enviar una carta tradicional escrita, impresa i signada. Qualsevol que triï, és important seguir les millors directrius professionals d’escriptura i adreça de correu electrònic i de format.
El correu electrònic és més ràpid i fàcil, però alguns missatges de correu electrònic no s’obren mai i, depenent a qui escrigueu i per què escriviu, pot ser que us hagi de requerir que envieu una carta mecanografiada i signada o, fins i tot, que la pugueu en línia.
El tipus de missatge que trieu depèn de qui us comuniqueu i de la finalitat de la vostra correspondència.
Guies professionals d’escriptura de cartes i correu electrònic
Totes les cartes ben escrites inclouen diverses seccions. La informació que inclogueu a cada secció i el format global depèn de si envieu una carta mecanografiada o un missatge de correu electrònic.
És fonamental que coneguis les diferents parts d’una lletra i què hi hauria d’enumerar a cadascuna. També heu de saber com adreçar-vos i signar comunicacions mecanografiades i per correu electrònic. Les diferents parts d'una carta són les següents:
- Informació de contacte
- Salutació (salutació)
- Cos de Carta
- Tancament
- Signatura
Informació de contacte
La manera d’incloure les vostres dades de contacte serà diferent de la manera d’enviar la vostra carta. En un missatge de correu electrònic, les dades de contacte es trobaran al final del missatge, mentre que en una carta escrita, la informació de contacte es troba a la part superior de la pàgina. A continuació, detallem què cal incloure a la secció d’informació de contacte, a més d’exemples tant de cartes mecanografiades com de correus electrònics.
Salutació
La salutació és la secció de salutació de la vostra carta amb alguna cosa com "Estimat senyor Peterson" o "A qui pot preocupar". A continuació, es mostra una llista d’exemples de salutació de cartes que funcionen bé per a la correspondència professional.
Cos de Carta
El cos de la vostra carta inclourà diversos paràgrafs. El primer paràgraf ha d’incloure una introducció i una breu explicació de la seva raó d’escriure. El segon paràgraf (i tots els paràgrafs següents) haurien d’explicar més les seves raons d’escriptura. El darrer paràgraf hauria de sol·licitar una acció al lector, si sol·liciteu alguna cosa, o indiqueu com en fareu el seguiment. Assegureu-vos de deixar clar el propòsit de la vostra carta. El lector haurà de saber què demana i com us poden ajudar. O bé, si oferiu serveis o assistència, assegureu-vos que teniu clar què podeu oferir.
Tancament
Una lletra es tanca amb un terme com "Salutació" o "Atentament" seguit d'una coma, i la vostra signatura si envieu una carta mecanografiada. Si envieu un missatge de correu electrònic, simplement escriviu el vostre nom després del tancament.
Signatura
El toc final de la vostra carta és la vostra signatura, que inclourà en un missatge de correu electrònic la informació de contacte.
Com abordar una carta
És important adreçar-se formalment a la persona que escriviu a no ser que la conegueu molt bé.
Formata la vostra correspondència
Ara que teniu tota la informació que heu d’incloure al vostre missatge, reviseu el format estàndard que cal utilitzar per a cartes i missatges de correu electrònic.
Pautes d’escriptura de lletres
El següent pas és polir la vostra carta. Hi hauria d’haver molt d’espai entre els paràgrafs i la part superior i inferior de la pàgina. També voleu seleccionar un estil i mida llegibles, professionals i de mida. El que dius dependrà del motiu pel qual escriviu, així que assegureu-vos de adaptar la vostra carta per adaptar-se a la vostra situació personal i professional.
Exemples i plantilles
Utilitzar una plantilla és una manera fantàstica d’iniciar la vostra pròpia carta o missatge de correu electrònic perquè estàs començant amb el format bàsic al seu lloc. N’hi ha prou amb emplenar la informació a l’apartat corresponent de la carta.
També us és útil examinar exemples, perquè obtindreu idees sobre què heu de dir a la vostra correspondència.
Correcció de correccions i correcció ortogràfica
Finalment, abans d’imprimir o penjar la vostra carta o enviar el missatge de correu electrònic, la correcció ortogràfica, la revisió gramatical i la correcció de correccions.
Un consell per assegurar-se que no hi ha cap error és llegir-lo en veu alta. Pot llegir els errors que heu perdut només en llegir.
