Com escriure cartes de representació dels empleats
Content
- Components de les Cartes de Repressió
- La importància de les signatures
- Doneu una oportunitat de resposta als empleats
- Carta d'exemple de rebutjat
- Lletra d'exemple de reprovació # 1 (Versió de text)
- Carta d'exemple de reprovació # 2 (versió de text)
- Acceptació de la recepció dels empleats
Les cartes de reclamació són cartes escrites pel supervisor per proporcionar una declaració oficial d’un problema de rendiment que un empleat ha de millorar. Les cartes de reclamació solen ser un pas en el procés d’acció disciplinària formal que pot donar lloc a accions disciplinàries addicionals per a l’empleat fins a incloure la baixa de l’ocupació si l’empleat no millora.
Les cartes de reclamació són un component significatiu en la documentació d’un problema de rendiment dels empleats per a l’empleat i l’empresari. Les cartes de reclamació escrites indiquen clarament i específicament el rendiment que ha de millorar i les conseqüències si el rendiment no millora.
Aquestes cartes comercials formals se succeeixen generalment després de qualsevol intent d'entrenament verbal per part d'un supervisor. No obstant això, solen presentar una correcció verbal a l'empleat, anomenada advertència verbal o advertència verbal formal. Tots els passos s'han de centrar en el problema de rendiment o en problemes relacionats amb el rendiment.
Components de les Cartes de Repressió
Les cartes de reprovació efectives tenen diversos components en comú. Haurien de tenir una declaració clara del problema o del rendiment que ha de millorar l'empleat. Pot enumerar diversos exemples de maneres en què l'empleat pot canviar la seva actuació per complir amb les expectatives de rendiment. Exemples de dades proporciona a l'empleat una imatge compartida (significat compartit) al voltant de les expectatives del supervisor i l'empresa.
Si escau, incloure una línia de temps en què el rendiment de l'empleat ha de millorar. Aquesta referència pot tenir forma de data de venciment o de finalització en què moment, el supervisor reavaluarà el rendiment de l'empleat.
Expliqueu com la no-actuació afecta no tan sols l’empleat, sinó el lloc de treball i l’èxit de l’organització. Diqueu una declaració clara sobre les conseqüències que un empleat pot esperar si el seu rendiment no millora tal i com es descriu a la carta de reclamació.
La importància de les signatures
La signatura del supervisor o del gerent de l’empleat és important a l’hora de retreure les reclamacions. La carta conté generalment una declaració que la signatura de l'empleat representa que ha rebut la carta. No necessàriament indica que estiguin d’acord amb els seus continguts. Heu d’ésser específic en la redacció perquè l’empleat entengui que està rebent que no hagi fet cap delicte.
Doneu una oportunitat de resposta als empleats
Heu de donar l'oportunitat a l'empleat de respondre als problemes plantejats a la carta de reclamació. L'objecció ha de ser per escrit, datada i signada per l'empleat. L'empleat pot estar d'acord, desacord, expressar la seva disminució, etc. Les retribucions escrites per l’empleat s’adjunten a les cartes de reclamació originals.
Carta d'exemple de rebutjat
Aquest és un exemple de carta de reprimenda. Descarregueu la plantilla de lletra de reprovació (compatible amb Google Docs i Word Online) o vegeu a continuació per obtenir més exemples.
Lletra d'exemple de reprovació # 1 (Versió de text)
A: Jeffery Jones
De: George Peterson
Data: 1 de setembre de 2018
Re: Carta de Repressió
Aquesta és una carta formal de reprovació per notificar-vos que el vostre rendiment no compleix els nivells de contribució previstos. Com a expert tècnic en atenció al client, les expectatives laborals han estat desenvolupades per tot el grup d'experts en suport tècnic i el seu responsable. Això significa que són l’estàndard acceptat per a l’actuació de cada expert en assistència tècnica.
No es pot executar de les maneres següents.
- El nombre de clients que presteu servei en una setmana se situa un 30% per sota de l'estàndard que compleixen la resta d'experts en suport tècnic.
- El grau de dificultat dels problemes a què opta per respondre és un 40% per sota de la norma que està assolint la resta del personal.
- La durada del temps que els clients passen per telèfon supera la resta del personal en un 25%.
Com veieu, a les tres mesures més importants del rendiment per al vostre treball, no teniu èxit. El vostre supervisor ha parlat diverses vegades amb vosaltres i heu rebut formació addicional. En conseqüència, creiem que no esteu disposats a realitzar. Això afecta negativament la càrrega de treball de la resta del personal tecnològic.
Cal que es produeixi una millora immediata en les tres àrees d’actuació o s’aconsegueixi una acció disciplinària addicional fins a la terminació de l’ocupació. Tenim fe que podeu millorar. Cal que millorem immediatament.
George Peterson, supervisor
Marian Demark, responsable de recursos humans
Carta d'exemple de reprovació # 2 (versió de text)
A: Linda Rodriguez
De: Mary Wilmont
Data: 1 de setembre de 2018
Re: Carta de Repressió
L’objectiu d’aquesta carta de reprovació és notificar-li formalment que la vostra assistència afecta negativament la seva capacitat d’acabar la seva feina. Tot i que els assalariats, els empleats exempts no tenen obligació per treballar hores específiques, es preveu una setmana de treball de quaranta hores.
Heu deixat de presentar-vos al treball com a mínim un dia a la setmana des que heu començat la nova feina i heu treballat només trenta-dues hores setmanals. El vostre gestor us ha informat de la disponibilitat de temps de descans de FMLA per a problemes mèdics personals o familiars. També us ha preguntat si necessiteu un allotjament per tal que realitzeu la vostra tasca eficaçment.
Ha suggerit que visiteu el departament de Recursos Humans per parlar d’aquests temes i la vostra assistència. Heu rebutjat les tres oportunitats que us oferíem per ajudar-vos a millorar aquest mal rendiment.
La realitat és que no podeu exercir la vostra feina en menys de quaranta hores. No falten terminis per a les vostres tasques laborals i la vostra durada afecta negativament la tasca dels vostres col·laboradors del departament de màrqueting. Faltaven els seus terminis com a conseqüència del vostre incompliment.
A més, el vostre treball inacabat quan s'assigna als vostres col·laboradors està carregant la seva càrrega de treball en sobrecàrrega, ja que ja tenen feines que requereixen quaranta hores de treball a la setmana. Això és injust i no tolerarem aquests impactes negatius en el lloc de treball a partir d’ara.
Cal que es produeixi una millora immediata de la vostra assistència o finalitzem la vostra feina. Això vol dir que heu d’assistir a la feina cinc dies a la setmana. Si no assistiu a la feina cinc dies a la setmana, no podreu assolir els objectius per als quals heu estat contractats.
Les nostres polítiques de temps de pagament estàndard proporcionen sis dies de malaltia remunerada i dos dies de permís personal que heu de fer servir durant un any. Cal demanar dies de vacances amb antelació.
Ja heu utilitzat quatre dels vostres dies malalts i tots els vostres dies personals amb les vostres absències actuals. No pensem donar-li més temps. Això només et permet dos dies malalts i el temps de vacances pagades que has de sol·licitar per endavant.
Si teniu una absència superior al temps lliure pagat, donarem per finalitzada la vostra feina. Esperem que entengueu la proximitat que teniu a perdre la feina. No rebreu més avisos.
Salutacions,
Mary Wilmont, gerent
Thomas Credence, director de Recursos Humans
Acceptació de la recepció dels empleats
És important crear un rastre de paper d’accions de reclamació dels empleats. Aquest procés permet crear proves que l'empleat ha rebut un avís adequat de problemes i passos, com ara l'assessorament, es van adoptar per solucionar la situació.
Un simple reconeixement de la recepció per obtenir orientació aclareix que l’empleat va rebre una reclamació.
