Llista de competències i auxiliars d'oficina

Vídeo: The Compound Effect By Darren Hardy | The Compound Effect Darren Hardy Audiobook

Content

Responsabilitats laborals d’assistent d’oficina
Com utilitzar les llistes d'habilitats
Habilitats d’assistents d’oficina superior

Les posicions d’assistents d’oficina (semblants a les d’assistents personals) es poden trobar a totes les indústries i comparteixen un conjunt força alt de competències. Els ajudants d'oficina de vegades es coneixen com a secretaris o ajudants administratius, però el que fan és ajudar al funcionament d'una oficina. Tant si el despatx pertany a un despatx d’advocats, una pràctica mèdica, una institució educativa o una corporació, les necessitats són similars; algú ha d’arxivar registres, mantenir els horaris i tenir cura de la comunicació rutinària en nom de les persones que utilitzen l’oficina. Que algú pugui ser tu.

Responsabilitats laborals d’assistent d’oficina

Tot i que els càrrecs d’assistent a l’oficina són generalment semblants entre si, la feina continua sent variable - només varia d’un dia a dia, més que d’un despatx a un altre. Avui podreu exercir de recepcionista, demà podreu requerir la reparació de la impressora i l'endemà, haureu de portar tot l'arxiu al segle XXI. Per tenir èxit, necessitareu un conjunt d’habilitats molt ampli.

Els assistents d’oficina es troben entre els grans herois no coneguts del món empresarial, ja que quan fa la feina bé, ningú s’adona: l’oficina sembla que funciona a si mateixa. Però hi ha qui gaudeix del treball ràpid i flexible, amb la sensació de trobar-se al cor de tot. I un bon secretari encara pot trobar feina gairebé en qualsevol lloc, en qualsevol tipus d’organització.

Com utilitzar les llistes d'habilitats

Podeu utilitzar aquestes llistes d’habilitats durant tot el procés de cerca d’ocupació. Primer, els noms d'aquestes habilitats funcionen com a paraules clau, de manera que utilitzeu el màxim de temps possible per escriure el vostre currículum. No confieu en la contractació de supervisors per saber que teniu el que volen, expliqueu-los directament.

En segon lloc, podeu utilitzar aquestes mateixes paraules clau a la vostra carta de presentació. Centreu-vos específicament en els que més importa el vostre potencial ocupador. Haureu de fer la vostra recerca perquè, mentre que les feines d’assistents d’oficina solen ser similars, la contractació de supervisors varia en les seves prioritats. La descripció del lloc de treball inclourà probablement una llista d’habilitats necessàries. Presta atenció.

Finalment, podeu utilitzar aquesta discussió per planificar l’entrevista. Assegureu-vos que hàgiu preparat almenys un exemple durant un temps en què heu demostrat habilitats de cada categoria enumerades aquí.

També pot ajudar a revisar les nostres llistes d’habilitats que s’enumeren per tasques i tipus d’habilitats.

Habilitats d’assistents d’oficina superior

Competències de comunicació verbal: La comunicació és una habilitat bàsica i crítica per a un assistent d'oficina. Haureu d’interactuar amb el vostre supervisor, companys d’oficina, els professionals que ajudeu i, possiblement, clients o persones d’altres oficines de la mateixa organització. Tots treballes en equip i sou el principal eix de comunicació. Haureu de ser alegres, útils, ben informats, articulats i un bon oient cada dia.

Telèfons de resposta
Relacions amb els Clients
Comunicació
Reenviament de trucades telefòniques
Missatge en presa
Enrutament de trucades telefòniques
Quadre de comandament
Telèfon
Comunicació verbal

Competències de comunicació escrita: La majoria d’assistents d’oficina escriuen molt. Podrien escriure notes, omplir formularis o esborrar cartes o correus electrònics. Alguns creen contingut per al lloc web de l’empresa o editen text per a d’altres. La comunicació escrita clara i professional és imprescindible.

Correspondència
Correu electrònic
Correu electrònic
Enviaments
Mecanografia
Processament de textos
Comunicació escrita

Amabilitat: Un assistent d’oficina pot ser la primera persona que un client ve a l’entrada a l’oficina. Si l’ocupat principal de l’oficina es troba actualment fora, l’assistent d’oficina podria ser l’única persona amb la qual interacciona el visitant. Heu d’estar a punt per saludar a tots els visitants amb un somriure i una paraula amables i ajudar-los amb el que necessitin fins on pugueu. Per tant, les bones habilitats interpersonals són una necessitat.

Servei d'atenció al client
Direcció de visitants
Flexible
Amable
Saludar els convidats
Interpersonal
Actitud positiva
Fiabilitat
Benvinguts visitants

Habilitats tecnològiques: Antigament, els secretaris feien molta escriptura. Els temps han canviat i també la tecnologia, però els assistents d'oficina encara poden esperar passar molt de temps davant d'un teclat. En lloc d'una màquina d'escriure, haureu de conèixer la vostra varietat d'aplicacions de programari. Saber com es pot fer una mica de suport de tecnologia lleugera i com arreglar una impressora recalcitrant tampoc fa mal.

Informàtica
sobresortir
Internet
Microsoft Office
Microsoft Word
Llibres ràpids
Tecnologia

Organització: Els assistents d'oficina han d'estar extremadament organitzats per combatre amb eficàcia les seves moltes tasques. També hauràs d’ajudar a mantenir organitzades altres persones, des de mantenir calendaris fins a mantenir l’oficina ordenada.

Suport administratiu
Cites
Facturació
Calendaris
Clerical
Entrada de dades
Enviament de correu
Arxiu electrònic
Informes de despeses
Arxivament
Operacions de la recepció
Maneig de diners
Deures d’oficina
Equip d'oficina
Inventari de subministraments d’oficina
Material d'oficina
Suport d’Oficina
Organització
Tràmits
Enviament

Habilitats de resolució de problemes: La resolució de problemes o les habilitats de pensament crític són importants per a qualsevol assistent d’oficina, ja que sovint sereu les persones que es plantegen amb preguntes o problemes.