Les cinc etapes d’un projecte
Content
Cada gran projecte de treball passa per cinc fases. La durada i els detalls poden variar d'un projecte a un altre, però tots seguiran el mateix marc bàsic. Si bé algunes metodologies de projecte com ara enfocaments àgils comprimeixen o repeteixen les etapes següents en cicles iteratius més ràpids, el treball de cada fase és visible i distint en cada projecte.
Les cinc etapes
Les etapes formals d’un projecte són les següents:
- Iniciació: formació d'equips de projectes, noliejament de projectes i arrencada
- Planificació: finalitzar l’abast del projecte, definint el desglossament detallat del treball, avaluant el risc, identificant els requisits de recursos, finalitzant el calendari i preparant-nos per al treball real
- Execució: realitzar el treball real que requereix la definició i l’abast del projecte
- Supervisar i controlar: la gestió, la informació i el control dels recursos i pressupostos reals durant la fase d’execució
- Projecte tancat: lliurament del projecte, avaluació de les lliçons apreses, ajornament de l’equip del projecte
El responsable del projecte dirigirà el seu equip a través d'aquestes cinc fases successivament (independentment de la mida del projecte) fins que el projecte estigui completat. Per a projectes de desenvolupament àgils o iteratius, la planificació i execució es realitzen en sprurts o sprints curts, amb les etapes que es repeteixen fins que el projecte es finalitzi a la satisfacció del client.
Analitzem aquestes etapes amb més detall.
Iniciació
Una iniciació sòlida del projecte no només configurarà el vostre projecte per tenir èxit, sinó que també establirà les bases per a totes les etapes futures. Durant la iniciació, obtindreu assignats els membres de l’equip del projecte, els informareu sobre els objectius generals del projecte i plantegeu al client o propietari del projecte tantes preguntes com pugueu planificar el projecte de manera eficient. També és un moment fantàstic per generar entusiasme amb el projecte i recopilar qualsevol detall d'última hora que pugui influir en la planificació del projecte. Entre els passos addicionals s’inclouen:
- Anàlisi de les parts interessades
- Assignació d’un patrocinador executiu
- Desenvolupament i comunicació de documents per a la carta
- Reunió formal d'inici
Planificació
Un cop hàgiu iniciat el projecte i recollit tota la informació rellevant, començareu a planificar el vostre projecte. L’etapa de planificació depèn de la mida del vostre projecte, de quanta informació haureu d’organitzar i de l’amplitud del vostre equip. El resultat de la planificació hauria de ser un pla o un calendari clar del projecte, a partir del qual tothom seguirà les seves tasques assignades.
L'ús d'un programa de planificació de projectes com Microsoft Project o Basecamp és de gran ajuda per planificar un projecte. També hi ha altres opcions gratuïtes disponibles en línia. Tot i això, tot i que l'ús d'un programa de planificació de projectes és útil, no sempre és necessari. L’ús d’Excel i Word per crear el vostre pla i comunicar-lo a l’equip és igual d’efectiu.
Les tasques específiques de la fase de planificació inclouen:
- Creació d'un pla de comunicació per als diferents grups d'interès implicats
- Desenvolupar una estructura detallada de desglossament de treball
- Identificació del camí crític
- Dibuixar recursos en el pla del projecte i perfeccionar la seqüenciació del treball en funció de les dependències del projecte i les restriccions de recursos
- Elaboració d'una programació detallada
- Avaluació de riscos i desenvolupament d'un pla de priorització i mitigació de riscos
Execució
Ara que teniu un pla de projecte sòlid, l'equip pot començar a executar el projecte amb les seves tasques assignades. Aquesta és l’etapa en què tothom comença a fer la feina. Voleu iniciar oficialment l’etapa d’execució amb reunions presencials per garantir que cadascú tingui el que necessita per començar a executar la seva part del projecte. Començar l’equip pel bon camí és integral per a l’èxit d’un projecte, de manera que articuleu clarament el calendari i el pla de comunicacions.
Supervisar i controlar
Mentre el projecte es troba en fase d’execució, començareu a controlar-lo i controlar-lo per assegurar-vos que es mogui al llarg del que estava previst. Hi ha diverses maneres de controlar i controlar un projecte. Es fan efectives les visites periòdiques amb els líders d’equip, “stand-up” organitzats diàriament o reunions formals setmanals més efectives. La informació que surti d’aquestes reunions o canals de comunicació informarà el bucle de comentaris i, en definitiva, qualsevol re-planificació i ajustaments que puguin ser necessaris per al projecte.
Altres activitats importants en aquesta etapa inclouen:
- Adherint-se al vostre pla de comunicació preestablert per garantir el coneixement dels interessats de l'estat del projecte
- Supervisar equips de treball i activitats de treball en el camí crític
- Identificació d'oportunitats per millorar el rendiment de la programació mitjançant un seguiment ràpid o realització d'activitats en paral·lel o, si és necessari, bloquejar la programació afegint recursos
- Supervisar els costos reals i previstos
- En alguns casos, supervisar, calcular i informar sobre el valor guanyat per al pla del projecte
- Supervisar i mitigar els riscos i perfeccionar el pla de risc segons calgui
Projecte tancat
Una vegada que tots els detalls i tasques del vostre projecte siguin completats i aprovats pel client o propietari del projecte, finalment podreu tancar el projecte. Pot semblar una formalitat, però el tancament d’un projecte és tan important com la seva iniciació, planificació i execució.
Un bon gestor de projectes documentarà tota la informació del projecte i l’organitzarà adequadament perquè puguin tornar-hi si cal. Aquest és també un bon moment per realitzar un post-mortem del projecte per tal que tots els membres de l’equip puguin reflexionar sobre el que va anar bé o malament durant el projecte. Totes les notes importants del projecte també haurien de ser documentades perquè el resultat es pugui compartir amb altres membres del projecte i arxivar-lo a la carpeta de l'historial de projectes. Finalment, és important ajornar formalment l’equip del projecte, proporcionant comentaris de feedback i avaluacions de rendiment tal com indica la política de la vostra empresa.
