Com organitzar un esdeveniment multimèdia amb èxit
Content
- Comença amb un comunicat de premsa
- Mireu les trucades telefòniques
- Planifiqueu el temps del vostre esdeveniment amb cura
- No ho intenteu i feu tot
- Fàcil accés (i sortida)
- Considereu els visuals
- No oblideu cap kit de premsa
- Assegureu-vos que el vostre contacte multimèdia estigui disponible
- Utilitzeu empleats amb experiència
- Prepareu prèviament la vostra declaració
- Què passa si el reporter no es mostra?
Una de les maneres més fàcils d’aconseguir que la vostra empresa pugui rebre exposició gratuïta als mitjans (sovint coneguda com a "mitjans guanyats") és mitjançant esdeveniments multimèdia. Tant si s’uneix a diversos patrocinadors per ajudar els menys afortunats, com si feu una conferència de premsa per anunciar un llançament de producte, hi ha alguns passos que heu de seguir per organitzar un esdeveniment mediàtic d’èxit.
Comença amb un comunicat de premsa
Enviant el vostre comunicat de premsa ajudarà els mitjans de comunicació a decidir si la vostra història és prou digna de cobertura. És per això que ajuda a mantenir senzill el vostre comunicat de premsa i no utilitzar mai cap tipus de bombo. Les estacions i els diaris busquen notícies; no busquen un espionatge de vendes.
Tens una finestra per enviar el comunicat de premsa. No voleu enviar-lo massa aviat i oblidar-lo o enterrar-lo, i no voleu enviar-lo massa tard quan ja s'hagin assignat altres històries i, simplement, no poden incloure el vostre esdeveniment a En general, de dos a tres dies abans del vostre esdeveniment és suficient avís avançat per permetre que la premsa programi els periodistes.
També vol estar segur d’incloure indicacions i instruccions especials al comunicat de premsa. Si la seu de la seva empresa es troba en un mateix lloc, però el vostre esdeveniment és a la vostra planta a 30 milles de distància, ho heu de deixar clar al comunicat.
Mireu les trucades telefòniques
Després d’enviar el vostre comunicat de premsa, podeu trucar als editors als diaris o als productors de les emissores de televisió per comprovar que el reben. Això és tot el que heu de demanar.
Sovint s’obrirà la conversa per dir-los si pensen que podran venir o no. Però, encara que no sigui així, no voldreu preguntar-vos si vindran. Ells estaran allà si poden, però no faran cap promesa.
Tingueu en compte que les notícies d’última hora o els dies intensos podrien evitar que arribin a l’últim moment. No voldreu indagar-los per veure si arriben, fins i tot el dia de l’esdeveniment, quan esteu a punt esperant que es presentin els periodistes.
També voleu veure l’hora en què feu la trucada telefònica. Trucant a deu minuts abans de les 17:00. pot semblar el final del dia per a vosaltres, però per a un productor que és de deu minuts fins a un telenotícies nocturn. Les millors hores per trucar són generalment al voltant de les 10.00 hores i entre les 13.00 i les 14.30 hores.
Planifiqueu el temps del vostre esdeveniment amb cura
Tots treballen els terminis. Els diaris han establert horaris per posar el número de l'endemà al llit. Significa si vénen al vostre esdeveniment a les 17:00. el dijous, és possible que la cobertura no es mostri fins dissabte.
Les emissores de televisió solen tenir un matí, migdia, 17:00, 6:00, 10:00 i / o 23:00. telenotícies durant la setmana, segons el vostre mercat de televisió. Obtenir cobertura si el vostre esdeveniment multimèdia comença a les 16:00. pot ser molt complicat. No només entraran al seu cotxe i conduiran com a bojos per treure la teva cinta a l'aire a les 5:00. Hi ha un guió que s’ha d’escriure i s’ha d’editar una cinta.
Planifiqueu el vostre temps d’esdeveniment de manera que no només sigui convenient per als periodistes, sinó que també augmenti les possibilitats d’obtenir una exposició més immediata.
No ho intenteu i feu tot
Per molt temptador que pugui arribar a ser director, no digueu als periodistes, fotògrafs o videògrafs quins trets voleu obtenir. Voleu establir una relació determinada amb ells i iniciar una relació amb el diari o la televisió. No guanyaràs amics sense dir-los com fer la seva feina.
Fàcil accés (i sortida)
Si organitzeu l’esdeveniment a la vostra planta de 50.000 peus quadrats i l’àrea que permeten als mitjans de comunicació es troba a la part posterior de l’edifici, proporcioneu-los un accés tan fàcil com sigui possible. No els deixeu aparcar a la part davantera de l’edifici i, després, pugueu fer servir els equips fins a la part posterior. Si hi ha una manera de conduir cap a la part posterior, aviseu als mitjans de comunicació les indicacions de conducció del comunicat de premsa i marqueu-ne clarament el camí en arribar.
També voleu considerar quina zona de la vostra instal·lació està estrictament fora de límits. Per exemple, si no podeu evitar una llarga caminada, voleu que els mitjans caminin per tot l’edifici amb càmeres? Això no vol dir que comencin a disparar el que vulguin. Però moltes empreses tenen polítiques estrictes sobre on poden anar les càmeres i els no empleats per motius de propietat.
Considereu els visuals
Penseu en els vostres visuals amb cura. Doneu als mitjans de comunicació la màxima experiència pràctica possible. Parlar d’un producte durant mitja hora i referir-se a la imatge del fulletó és una cosa que els mitjans de comunicació no tenen ni tan sols present. Recordeu-ho, que transmeten els vostres elements visuals als vostres clients potencials (espectadors o lectors), per la qual cosa és important que tingueu en compte el vostre públic per obtenir la cobertura que necessiteu.
No oblideu cap kit de premsa
Incloeu la informació sobre el vostre esdeveniment i envieu-la als mitjans de comunicació. Aquesta informació els ajudarà a escriure la història, però també us ajudarà a tenir més control sobre les notícies ja que els proporcioneu la informació crucial.
Assegureu-vos que el vostre contacte multimèdia estigui disponible
No oblideu fer el vostre contacte de mitjans de comunicació disponible per a preguntes. Si un periodista té preguntes addicionals, ha de ser capaç de posar-se en contacte amb els seus mitjans de comunicació ràpidament. Assegureu-vos d’incloure el número de telèfon del contacte de suports i qualsevol altra informació de contacte dins del vostre set de premsa.
Utilitzeu empleats amb experiència
No heu de limitar els portaveus del vostre esdeveniment al vostre propi contacte de mitjans. Si un empleat pot donar una millor sonora perquè ha tingut més experiència desenvolupant i treballant amb un determinat producte, posa-les a la seva disposició per a preguntes.
Prepareu prèviament la vostra declaració
Si teniu previst parlar per càmera o amb un periodista, penseu en el que voleu dir abans. Pot ajudar a tenir un amic que no està familiaritzat amb el vostre negoci per llegir el vostre botó de premsa i fer preguntes. A partir d’aquestes preguntes, així com d’alguns idees d’intercanvi d’idees, proveu una llista de respostes. No voleu sonar assajat, però tampoc voleu sonar sense preparar ni dir "Umm ..." molt.
També voleu considerar els diferents tipus de suports. El diari té necessitats diferents de la televisió i viceversa. Un periodista pot fer-li preguntes molt diferents a les de un periodista. Cada mitjà té diferents maneres de presentar les vostres notícies, per la qual cosa necessitarà el que més s'adapti a la seva audiència.
Què passa si el reporter no es mostra?
L'estació o el diari poden molt bé enviar un fotògraf o videògraf en lloc d'un periodista. Això no vol dir que la seva història no sigui important per a ells. No estarien allà si no pensessin a donar-li cobertura a la història, així que tracteu-ho bé amb qui es mostri.
Si un videògraf està equipant l'equip, no els entregueu un kit de premsa en aquest moment. Ofereix-lo per portar-lo fins que hagin aconseguit els trets que necessiten. Tractar-los com un ciutadà de segona categoria farà que torni a l’estació i pugui perjudicar les vostres possibilitats de cobertura futura.
